Tanto en el ámbito de los desplazamientos profesionales como en el de cualquier proceso de la empresa, una correcta negociación con proveedores es una excelente forma de conseguir ahorrar costes. Pero esto no siempre es fácil, así que te proponemos 5 tips para que logres las mejores tarifas posibles con tus proveedores.
Tip 1: la información es clave para ahorrar costes
Antes de empezar tienes que prepararte y tener toda la información necesaria para poder afrontar la negociación con éxito. Te vendrá bien tener información del proveedor, de su competencia, así como de tu empresa. Es decir, saber exactamente qué ofrece el proveedor, que precios suele aplicar, etc. Tener información de su competencia también te servirá para poder presionar cuando haga falta y tener información sobre tu propia empresa es básico: las necesidades exactas, objetivos que se quieren alcanzar, el precio máximo que se está dispuesto a pagar, etc.
Tip 2: mantén la calma, no tengas prisa
Ten presente que es perfectamente posible que salgas de la reunión sin un acuerdo. Las negociaciones pueden llegar a ser estresantes, sobre todo si las negociaciones son especialmente duras o se alargan mucho en el tiempo, así que no te apresures para cerrar el acuerdo lo más rápidamente posible ni dejes que esto llegue a afectarte, mantén la calma en todo momento.
Medita bien tus opciones, las propuestas que te lleguen y, si algo no te convence, sigue negociando o buscando nuevos proveedores. No cometas el grave error de realizar ataques personales o de tomártelo como algo personal. Por ejemplo, es mejor decir “no confío en tu compañía” que “no confío en ti”. Y, por supuesto, nunca hagas concesiones sin contrapartidas.
Tip 3: ten en cuenta los costes adicionales y las condiciones de pago
A menudo, el precio del producto o del servicio que quieres contratar o adquirir estará ya suficientemente ajustado pero siempre hay un margen para ahorrar costes, por ejemplo en gastos adicionales o “periféricos” como reducir o eliminar gastos de gestión, costes de transporte, etc. que pueden ser una buena forma de ahorrar.
Las condiciones y la forma de pago no siempre se tienen en cuenta en el proceso de negociación a pesar de ser, también, un factor que puede tener un peso importante en el ahorro de costes. No es lo mismo pagar por adelantado que pagar al momento o que pagar a 60 días. Los efectos en la tesorería pueden ser importantes. Obviamente, para el cliente siempre es mejor pagar lo más tarde posible y el proveedor intentará negociar términos de pago más cortos.
Tip 4: ahorrar costes adicionales gracias a la digitalización
Tradicionalmente, la documentación ha sido guardada en soporte papel pero hoy en día existen otras opciones y el papel se sigue usando de forma muy generalizada. La llamada transformación digital, entendida como la acción de transformar un documento físico a un soporte digital, aporta muchas ventajas que frecuentemente se obvian.
Según las prioridades y tendencias IT, en los últimos tiempos ha surgido la tendencia a aumentar la productividad en las empresas e instaurar estrategias para reducir coses. Las tecnologías móviles, las herramientas para el análisis de grandes volúmenes de datos, las redes sociales y la nube o cloud público son los principales factores disruptivos y generadores de cambio.
Si somos capaces de mirar más allá de los inconvenientes iniciales, encontraremos cómo la digitalización genera toda una serie de ventajas que no podemos despreciar:
- Tiempo: resulta mucho más ágil gestionar la documentación digitalizada que la documentación manual. Los buscadores se han convertido en una herramienta en nuestro día a día y en el trabajo pueden superar todos los inconvenientes de la búsqueda manual.
- Coste de almacenamiento: en empresas que gestionan un gran volumen de información esto supone un coste muy elevado. El papel ocupa espacio, a veces mucho, y eso se debe pagar. Por otra parte, con los medios tecnológicos actuales el coste de almacenamiento digital es casi irrelevante. Teniendo en cuenta, además, de la posibilidad de realizar diferentes copias de seguridad para sobreponerse a cada imprevisto.
- Riesgo de pérdida o destrucción: el deterioro del papel es otro problema añadido a la posibilidad de que, por un accidente o mal uso, se acaben destruyendo los documentos. Ese riesgo prácticamente ha desaparecido en el entorno digital.
Si ponemos toda esta situación en contexto entenderemos fácilmente el incremento de productividad que supone la digitalización de los documentos.
Tip 5: el ahorro de costes en la gestión de las existencias
Tener un inventario adecuado y suficiente para la satisfacción de los clientes no debe confundirse con tener un exceso de productos almacenados, que puede suponer un importante gasto para la empresa que lo tenga que asumir.
Mantener siempre un nivel de existencias que prevea la satisfacción de cualquier pedido puede tener un coste muy elevado para la empresa, especialmente para aquellas que trabajan con un gran número de referencias en su catálogo. Los problemas que se generan son diversos:
- El coste financiero: una inversión en bienes que no van a salir de forma inmediata del almacén supone que se tenga que invertir en ellos con recursos permanentes.
- El riesgo de obsolescencia: una vez transcurrido un tiempo determinado, el producto pierde todo su valor y ya no puede ser comercializado.
Para la correcta valoración de estas situaciones hay que tener muy claro el margen operativo de esos bienes, es decir, si ellos mismos se pueden pagar su mantenimiento. Si el margen que hayan dejado en relación con su coste (de adquisición y almacenamiento) ha sido completamente cubierto una vez vendidos.
Hay otro coste asociado normalmente a las existencias y es el espacio que ocupan y los costes de manipulación de las mismas. Todo el trabajo que supone (con su importe económico asociado) el manejo de las existencias, unido al coste que tiene el uso de espacio, para las empresas es mayor en la medida que estas lo necesitan para destinarlo a otros productos que tienen una salida más fácil.
Siempre en función del sector económico en el que se trabaje, y de la situación en concreto, lo ideal es conseguir que el proveedor sea el que mantenga el mayor tiempo posible las existencias en su poder, sirviéndolas a su cliente justo en el momento que éste vaya a venderlas al consumidor final. De esta manera se conseguirá la mayor eficiencia en toda la cadena de suministro.
