Las empresas cada vez tienen que hacer más esfuerzos para adecuarse al escenario en el que se mueven. El mercado sufre cambios constantemente, la competencia cada vez es más agresiva, la globalización de las empresas es un hecho y el cliente cada vez es más exigente. Dentro de este escenario, las organizaciones tienen que buscar el modelo de gestión que más beneficios les aporte y optimice sus actividades.
Aún a día de hoy, muchas organizaciones se rigen por una Gestión Funcional. Este tipo de gestión es la más tradicional y se basa en el funcionamiento de la compañía de forma vertical, dividiendo la empresa en departamentos y haciendo difícil la interacción de unos con otros, además de la relación con los clientes. Este tipo de gestión carece de efectividad al no lograr de forma eficaz la consecución de los objetivos empresariales, como sería satisfacer las necesidades de los clientes.
En este tipo de gestión, la estructura organizativa se establece mediante un organigrama, que permite definir la estructura jerárquica entre los distintos cargos de la organización. Sin embargo, este tipo de estructura es insuficiente ya que no se ve reflejado el funcionamiento de la empresa, las relaciones con los clientes, las responsabilidades de la compañía, los resultados, etc. y comporta fallos en distintos ámbitos de la organización, afectando a los objetivos iniciales.
Para la situación actual, donde las nuevas tecnologías y la globalización rigen el panorama empresarial, la gestión basada en procesos es un modelo adecuado y recomendable y conlleva un cambio importante a la hora de gestionar la organización. Con éste método, los problemas que puede tener una organización con sus actividades se fragmentan en problemas más pequeños y, mediante una serie de procesos adaptados a cada dificultad, se busca la solución para obtener los resultados deseados y que aporten un valor añadido a la empresa. Además, su gestión a partir de indicadores ayuda a trabajar para las necesidades del cliente y a mejorar la gestión de la compañía.En contraposición y dentro de un escenario empresarial muy variado y marcado por las nuevas tecnologías, se encuentra la gestión basada en procesos, que requiere que la organización se divida en procesos. Este tipo de gestión se centra en las actividades de la organización y busca optimizarlas para sacar el máximo rendimiento además de añadir valor a los resultados. La empresa se considera como un sistema de procesos que se relacionan entre sí y se encuentran conectados, en que la estructura clásica vertical se orienta hacia una estructura horizontal, la cual favorece la participación de varias personas de distintos departamentos dentro de un mismo proceso.
El uso de indicadores para gestionar los procesos permite a las organizaciones centrar su trabajo sobre “áreas de resultados”, es decir, cada actividad que se realice, con su correspondiente proceso, debe obtener unos resultados. Éstos son importantes de analizar para saber si se llega a los objetivos que se marcaron en un principio o si se tiene que mejorar alguno de los procesos.
Desde procesos relacionados directamente con la estrategia de la empresa a otros que afectan de forma más indirecta al cliente, como sería la formación de los empleados para trabajar más eficientemente o mejorar un proceso que a simple vista puede resultar menos importante como sería la gestión de los gastos de viaje de los trabajadores, pueden beneficiar a la empresa y a otros procesos interrelacionados.
Beneficios del enfoque basado por procesos
Además de los beneficios que aporta a la compañía el uso de indicadores para medir los resultados, se pueden encontrar otros beneficios de esta metodología: homogeneización de la forma de trabajar, control de todas las acciones de los procesos, eliminación de actividades que no aportan ningún valor a la organización, mejora de la salida de información, reducción del tiempo de operación, focalización de los procesos en obtener la satisfacción del cliente, mejora de los servicios que ofrece la organización, conocimiento de los participantes en cada proceso, facilidad de identificar nuevas oportunidades de negocio, definición de una estructura sistémica alineada con la estrategia de la compañía, entre otros.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Director en QPT Consultores, especializado en Gestión de la Innovación, el management y la gestión del conocimiento
