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Automatización de la gestión de gastos: la ayuda para entender las necesidades de tu empresa

Un 44 % de los responsables financieros afirman que les gustaría aumentar la visibilidad y el análisis de los gastos para mejorar el bienestar financiero de tu organización.

Según un estudio reciente de Emburse

Antes de empezar a evaluar cualquier solución de gestión de gastos debes saber que…

A la hora de pensar en la implementación de un sistema automatizado de gestión de gastos dentro de tu organización, el paso inicial es evaluar cuidadosamente varias soluciones de software. Este proceso crítico comienza alineando las prioridades internas para garantizar que el software de gestión de gastos elegido cumpla con las necesidades y objetivos específicos de tu empresa. Y para lograrlo de una forma eficaz, es esencial comprender a fondo todos tus procesos y flujos de trabajo en este terreno. Al definir claramente un proceso de gestión de gastos podrás identificar aquellos ámbitos donde es posible optimizar y racionalizar aplicando automatización. Este método permite una comparación más eficiente de las opciones de automatización de gastos y simplifica el proceso de eliminación de proveedores que no dan respuesta a tus necesidades específicas en la gestión de dichos gastos.

1. Incluir a todas las partes implicadas

El primer paso del proceso consiste en empezar la evaluación mediante entrevistas con las partes implicadas para alinear a todos los responsables de la toma de decisiones y establecer expectativas precisas. Establecer anticipadamente unas expectativas claras sienta las bases para un proceso de evaluación de gestión de gastos más fluido y automatizado. Por ejemplo, identificar los requisitos críticos de los informes de gastos y los objetivos estratégicos es esencial para optimizar el ahorro de costes y mejorar la eficiencia de la automatización de gastos operativos. Implicar a las partes interesadas desde el principio puede reducir los retos a la hora de tomar decisiones y permitir una implementación fluida y sin dificultades.

2. Establecer requisitos automatizados de gestión de gastos

Una vez que las partes interesadas hayan cumplido y compartido sus expectativas para una solución de gestión de gastos, es preciso crear una lista de no negociables. Esto garantiza que el sistema de gestión de gastos elegido se alinee con los requisitos normativos de la organización y se respete el cumplimiento de las políticas internas.

En tu lista de no negociables, indica el software de contabilidad que utilizas, describe las reglas que conforman tu política de gastos y define el proceso de aprobación.

Las necesidades más habituales:

Gestionar programas de tarjetas de empresa para facilitar el seguimiento de gastos
Facturar un gasto a un cliente de forma rápida y precisa
Supervisar patrones de gasto en distintos departamentos y proyectos para controlar y administrar el presupuesto de manera eficaz
Automatiza la supervisión de gastos de los empleados para efectuar reembolsos de gastos y viajes de forma eficiente y precisa
Usar paneles de control en tiempo real con información valiosa sobre los datos de gastos

3. Describir el proceso de gestión de gastos

Describe cómo te gustaría mejorar tu proceso actual de generación de informes de gastos. Céntrate en preguntas como:

¿Necesita tu organización ayuda para hacer cumplir la política de gastos?
¿Los empleados conservan recibos de los gastos durante meses?
¿Los empleados se quejan de que el proceso de reembolso de gastos tarda demasiado?

La identificación de estas preocupaciones críticas proporciona objetivos concretos para comunicarse eficazmente con los posibles proveedores de sistemas de gestión de gastos.

4. Conocer las opciones del sistema automatizado de gestión de gastos:
informes en tiempo real frente a informes periódicos

A medida que se implementa la automatización de la gestión de gastos dentro de una organización, es el momento de llevar a cabo un análisis integral. Esta fase implica explorar las diversas soluciones de gestión de gastos disponibles en el mercado, cada una de las cuales ofrece ventajas distintas adaptadas a diferentes necesidades operativas.

Los sistemas automatizados de gestión de gastos se pueden clasificar ampliamente en dos tipos principales: informes por lotes e informes de gastos en tiempo real. Elegir entre un sistema u otro tendrá un importante impacto en las características y funcionalidades de las que dispondrá, lo que influirá en cómo se presentan, revisan y aprueban los gastos dentro de tu organización.

Solución de creación de informes periódicos

En los informes por periódicos, los gastos se van recopilando a lo largo del tiempo, se agrupan en un informe y se presentan para tu reembolso. Los sistemas de creación de informes por lotes son conocidos por tu eficiencia en la gestión sistemática y sincronizada de grandes volúmenes de datos de gastos. Permiten a los usuarios compilar y presentar informes de gastos periódicamente, agilizando el proceso y garantizando que todos los gastos se capturen y contabilicen de forma eficiente.

Ventajas: Los informes reflejan el proceso tradicional de gestión de gastos, que puede agilizarse con tecnologías como la captura móvil de recibos y la presentación de informes de gastos en línea.

Desventajas: Los gastos se agrupan de forma arbitraria, lo que impide la visibilidad y el control granulares, y esto acaba afectando a la capacidad de crear informes de gastos y flujos de trabajo dinámicos.

Solución de creación de informes en tiempo real

Por el contrario, los informes de gastos en tiempo real ofrecen un enfoque más dinámico e inmediato de la automatización del proceso. Estos sistemas permiten notificar y aprobar una solicitud de gastos en tiempo real, lo que proporciona mayor visibilidad y control sobre los gastos a medida que se producen. Esto puede dar lugar a unos procesos de reembolso más rápidos y a una mejor toma de decisiones a partir de la información financiera disponible en tiempo real. Una solución de creación de informes de gastos en tiempo real indexa los gastos individuales, lo que reduce la necesidad de un informe de gastos por lotes.

Nota: El término tiempo real se utiliza habitualmente pero puede ser engañoso, ya que a menudo se limita a funciones específicas como la captura de recibos. Una solución en tiempo real trata los gastos como transacciones individuales, registrando cada uno por separado, de modo similar a cómo funciona un motor de búsqueda.

Ventajas: Permite crear flujos de trabajo, vistas e informes personalizados adaptados a cada necesidad, además de establecer controles granulares a nivel de gasto para proporcionar una automatización eficiente y el cumplimiento de las políticas en vigor.

Desventajas: Es necesario asumir un plazo de aprendizaje por la adopción de un nuevo sistema automatizado de informes de gastos.

Selección del software de gestión de gastos adecuado

A la hora de elegir un software de gestión de gastos adecuado, un paso fundamental es evaluar minuciosamente las necesidades y los procesos operativos de tu equipo administrativo. Es necesario distinguir entre informes por lotes e informes de gastos en tiempo real para tomar una decisión bien informada que pueda mejorar la eficiencia de tu software automatizado de gestión de gastos. Si analizas exhaustivamente las características, capacidades e implicaciones operativas de cada tipo de software, podrás estar seguro de que la solución de gestión de gastos elegida va a cumplir eficazmente los requisitos de la organización en el seguimiento de gastos, la generación de informes y la gestión de cada proceso de aprobación. Optar por un sistema que se alinee sin problemas con los objetivos de tu empresa es fundamental para automatizar la gestión de gastos.

Para obtener más información sobre las ventajas de automatizar la gestión de gastos y ver cómo organizaciones como la tuya están aprovechando esta tecnología puedes solicitar una demo gratis.

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