Los viajes de negocio son una de las partidas presupuestarias más importantes para las empresas, solo superada por el gasto conjunto de los salarios y las inversiones en I+D. Además del esfuerzo económico que representan, las empresas deben tener en cuenta que, cuando están de viaje, los empleados dejan de hacer otras tareas, lo que puede suponer una reducción de la productividad. Convertir los gastos en viajes en una inversión rentable debe ser el principal objetivo, no siempre fácil de conseguir, de cualquier organización.
Gastos directos e indirectos
En los gastos de viaje hay que contabilizar no solo los gastos directos: transporte, alojamiento, dietas, desplazamientos, etc., sino también los costes indirectos, que pueden llegar a superar a los primeros y que incluyen, entre otros, los siguientes conceptos:
- Facturación y contabilización
- Supervisión, control y tramitación de las de notas de gasto,
- Gastos de reserva de billetes de transporte y hoteles.
- Anticipos en efectivo.
- Inversión en tecnología de gestión de viajes.
- Planificación del viaje.
- Pólizas de seguros.
- Gastos en seguridad y atención del empleado que viaja.
- Imprevistos: gastos extras no contabilizados, robos, indemnizaciones, etc.
Claves para rentabilizar los gastos de viaje
Una vez calculado el presupuesto de los viajes de los empleados, que al final sea un gasto perdido o conseguir un retorno de la inversión (ROI), es decir, que el desplazamiento se convierta en una inversión rentable que ayude a conseguir mejores resultados en ventas o beneficios operativos, es algo que, básicamente, depende de la propia empresa. La clave, como casi siempre, se encuentra en la organización y la estrategia.
1. Organización y planificación exhaustiva de las reuniones y actividades.A continuación, ofrecemos las 4 claves o líneas estratégicas básicas para maximizar la rentabilidad de un viaje de negocios:
El objetivo debe ser conseguir más en el menor tiempo posible, ya que cuanto más corto sea el viaje menos gastos ocasionará y antes se podrá contar con el profesional en la propia empresa para realizar sus funciones habituales.
Por este motivo, es importantísimo organizarlo todo al detalle y, siempre que sea posible, con anterioridad al comienzo del viaje:
- Definir lo mejor posible las metas y objetivos.
- Organizar todas las reuniones, acciones, actividades y eventos a los que acudir.
- Gestionar adecuadamente el tiempo, a través de la planificación de una agenda intensa pero realista.
- Clasificar los distintos tipos de reuniones y actos y priorizar los que vayan a ser más efectivos para los intereses de la empresa.
2. Estudiar y establecer el itinerario exacto de los viajes
Se trata de analizar los distintos destinos a acudir y desplazamientos necesarios, eligiendo siempre los medios de transporte más prácticos y rentables, teniendo siempre prevista una alternativa en caso de cancelaciones o imprevistos.
3. Tener muy en cuenta los aspectos formales
La imagen (vestimenta, aspecto personal..) y el seguimiento del protocolo (propinas, gestos de saludos o despedida...) son importantísimos, así como llevar preparada la documentación necesaria y todo tipo de formalidades de viaje en cada destino. Aunque no lo parezca, no tener en cuenta estos aspectos puede hacer fracasar muchos proyectos y negocios.
4. Controlar y gestionar los gastos con las herramientas informáticas apropiadas
Una pequeña inversión en algún software de gestión, control y supervisión de gastos de viajes supone ganar en eficacia, optimizar el tiempo y ahorrar costes.
En un mundo cada vez más globalizado a nivel de mercados y organización empresarial, los viajes de empresa son totalmente indispensables para el afianzamiento, crecimiento y hasta la misma supervivencia de una empresa. Gestionarlos adecuadamente significa prestar atención a una pieza básica de los negocios, que puede actuar como una auténtica rampa de relanzamiento para cualquier organización.
