Que una empresa tenga a sus empleados en situación de movilidad es, sin lugar a dudas, un buen síntoma. Significa que se encuentra en sintonía con una economía cada vez más dinamica, internacionalizada y globalizada, en la que es imprescindible buscar nuevos mercados y negocios allá donde se encuentren, aunque sea a miles de kilómetros. El problema es que, sino se gestionan de forma adecuada, los gastos de viaje pueden llegar a desequilibrar el presupuesto de muchas empresas.
4 consejos para controlar los gastos en los viajes de empresa
Por fortuna, los gatos de viajes corporativos se pueden controlar, consiguiendo que resulten rentables por los beneficios conseguidos. Es cuestión de seguir una serie de consejos:
1) Definir las políticas de gastos de viajes
La política de gastos de viajes son las pautas de actuación de la empresa ante los diferentes gastos de sus empleados cuando están de viaje de negocios. No es una cuestión sencilla, puesto que hay que ser muy riguroso y exhaustivo y tener en cuenta diversas variables y situaciones, como por ejemplo:
- Recogida de tickets y justifcantes.
- Conceptos que corren a cargo de la empresa y los que no.
- Los topes de gasto en cada concepto.
- La política sobre kilometrajes.
- Definir las condiciones específicas de los viajes internacionales.
- Determinar los gastos de representación.
2) Detección del fraude
Ya sea por desinformación, despiste y, a veces, de forma intencionada, en los gastos de viajes se producen casos de fraude interno. Es fundamental controlar y atajar este tipo de situaciones porque a la larga supone un gasto importante, favorecen el mal ambiente y causan desconfianza entre la empresa y el trabajador. El fraude se puede combatir eficazmente mediante estos tres frentes:
- Detallando muy bien la política de gastos.
- Informando adecuadamente a los trabajadores.
- Mediante medidas de supervisión y control.
3) Recuperar el IVA
La recuperación del IVA de los gastos de viaje es un derecho al que muchas empresas renuncian por su cierta complejidad. Sin duda esta actitud es un error ya que, si bien es cierto que el cumplimiento de la normativa legal para la recuperación de este impuesto puede resultar engorrosa, el ahorro que se logra vale la pena.
4) Usar algún software automatizado
Con el uso de algun tipo de software específico de gestón de gastos se automatizan los procesos, logrando así una gestión eficaz y haciendo mucho más fácil la supervisión y la detección del fraude. En ocasiones, el uso de estas aplicaciones informáticas se puede combinar con la contratación de los servicios de alguna consultora especializada, lo cual multiplica la eficacia.
Estas sencillas medidas, que implican una mínima inversión, son cruciales para toda empresa que quiera manejarse eficazmente con los gastos de empresa de sus empleados de forma eficaz y rentable y sin malgastar recursos y horas de trabajo.
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