Los gastos de representación se caracterizan por unos elementos distintivos muy marcados en cuanto a objetivos, forma de conseguirlos y departamentos implicados. Su meta principal es lograr un beneficio comercial a corto o medio plazo a través de la potenciación, fomento y mejora de la imagen de la empresa o marca y de sus profesionales. Se trata de acciones ligadas e interrelacionadas con los responsables y empleados de los departamentos de marketing, relaciones públicas y la fuerza de ventas.
Precisamente, estas características diferenciales de los gastos de representación, que los distinguen de otro tipo de gastos como los de viaje, provocan que las estrategias para su optimización, consiguiendo la máxima eficacia y provecho, tengan que ser también específicas y con un enfoque claro, en base a unos objetivos muy bien definidos y con una planificación integral.
Las claves de una óptima estrategia de gastos de representación
Regalos y obsequios a clientes o proveedores, invitaciones a cenas y comidas, estancias en hoteles, balnearios o spas, entradas para espectáculos artísticos o deportivos. Todas estas actividades constituyen ejemplos de gastos de representación, pero si no se planifican y ejecutan en base a una estrategia suficientemente estudiada y óptimamente planteada, se pueden convertir en un simple derroche y dispendio para las empresas, sin que acaben generando los beneficios esperados. Para evitarlo, es importante seguir estas 5 claves o consejos:
1) Definir unos objetivos concretos y consensuados con los departamentos implicados
Ya hemos visto que, en líneas generales, los gastos de representación tienen la finalidad de conseguir un beneficio comercial y empresarial a corto y medio plazo. Pero a la hora de definir una estrategia es necesario precisar mucho más, y de la forma lo más cuantitativa posible, qué beneficios concretos pretendemos conseguir. Por ejemplo, aumentar en un 10% las ventas con un determinado cliente.
Otro aspecto muy importante es que dichos objetivos estén consensuados con los distintos departamentos y que no entren en conflicto con las líneas estratégicas generales de la empresa. No se debe olvidar que los gastos de representación no son una responsabilidad única de, por ejemplo, la fuerza de ventas, sino que es también una acción de marketing o de relaciones públicas y, por lo tanto, están también relacionados con los presupuestos y objetivos de dichos departamentos.
2) Involucrar y motivar a los empleados con políticas de comunicación efectivas
Los trabajadores deben ser conscientes que cada gasto empleado en acciones o políticas de representación debe ser gestionado con sumo cuidado y poniendo el máximo empeño para que, en el corto y medio plazo, redunde en un beneficio para la empresa.
La óptima gestión de cada gasto de representación implica su justificación con el correspondiente tique o factura, el reporte correcto en la nota de gastos y la adecuación a los límites marcados por las políticas de las empresas.
En este aspecto, la formación adecuada de los trabajadores y las campañas de comunicación juegan un papel fundamental para evitar que el carácter lúdico de la mayoría de gastos de representación (cenas, viajes, actividades de ocio...), conlleve a una utilización frívola y poco razonable de los mismos.
3) Generar valor a través del análisis de datos
Las empresas no pueden limitarse a contabilizar el gasto total anual en detalles para los clientes, invitaciones a comidas y otros gastos de representación. Es importante obtener datos sobre los gastos destinados a cada cliente y proyecto por separado. Un análisis segmentado nos permitirá obtener información muy valiosa de cara a evaluar la rentabilidad exacta de cada cliente y obtener acuerdos comerciales ventajosos con los restaurantes u hoteles más utilizados, por ejemplo.
4) Establecer prioridades
Especialmente en épocas de incertidumbres económicas como las actuales, el establecimiento de prioridades en base a la situación financiera de la empresa y la rentabilidad del proyecto es una cuestión fundamental y necesaria. Para ello se deberán evaluar las operaciones históricas y actuales de la empresa y comparar los resultados con los logrados por otras organizaciones similares.
5) Automatizar procesos con el software adecuado
Hoy en día existen herramientas informáticas de fácil aplicación y preparadas para su uso en los propios dispositivo móviles de los empleados que resultan de gran utilidad, y, en ocasiones, son totalmente imprescindibles para poder llevar a cabo con eficiencia las recomendaciones anteriores: control del presupuesto, recapitulación de justificantes, generación automáticas de notas de gasto, detección de errores o fraudes, generación de análisis objetivos, etc.
Los resultados logrados por los gestores de gastos de representación para su optimización, consiguiendo más ventajas comerciales, estratégicas y competitivas dependerá de su capacidad para definir un planteamiento más integral, que cuente con la involucración de los profesionales y que sepa aprovechar las enormes posibilidades de las herramientas actuales para agilizar y perfeccionar la gestión de gastos, automatizar procesos y generar análisis de gran utilidad.
Post relacionados:
- Ahorrar en los gastos de representación de tu empresa
- La recuperación del IVA en los gastos de representación
- ¿Cómo se contabilizan los gastos de representación?
