No es posible eliminar totalmente el riesgo de sufrir algún percance durante un viaje de negocios, pero sí minimizar considerablemente las posibilidades de que ocurra así como reducir sus efectos y encontrar soluciones idóneas. Para ello, es necesario tener definida una correcta estrategia de Duty of Care con medidas preventivas. Algunas de ellas son responsabilidad de la empresa a la que pertenece el trabajador y/o de la agencia de viajes, pero ciertas precauciones las debe tomar el propio viajero a título personal.
La organización del viaje
Un aspecto clave en la planificación de un viaje son las acciones preventivas en materia de riesgos e incidencias. Casi siempre, dicha organización se lleva a cabo de manera conjunta entre la propia empresa que se ve en la necesidad de enviar a algunos de sus empleados a otra región o país para llevar a cabo un proyecto laboral o un negocio y una agencia de viajes.
Por lo tanto, empresa y agencia deben ponerse de acuerdo a la hora de poner en marcha una serie de servicios, medidas y acciones preventivas que sirvan para evitar, mitigar y, en su caso, encontrar una solución o reparación a las incidencias y situaciones de riesgo.
Estas son las 5 claves principales referentes a los actores principales en la organización de un viaje, es decir, la empresa y la agencia:
1) Formar e informar al empleado
Una buena formación del trabajador sobre precauciones y formas de comportarse en un viaje, así como la información adecuada del país de destino es fundamental para evitar riesgos, dificultades o situaciones conflictivas.
En concreto, el empleado debe estar suficientemente informado y en tiempo real mediante algún sistema de alerta por correo electrónico y/o SMS de, como mínimo, los siguientes aspectos:
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Características sociales, culturales y costumbres del país de destino.
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Leyes y normativas básicas.
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Nivel de seguridad y condiciones sanitarias.
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Zonas más peligrosas y conflictivas.
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Riesgos potenciales más habituales de la zona: atentados, conflictos político-sociales, catástrofes naturales, etc.
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Problemas e incidencias puntuales, como huelgas de transporte u otro servicios,
2) Disponer de un servicio de emergencias 24/7
Como comentamos la semana pasada, un servicio telefónico de emergencias de funcionamiento ininterrumpido, al que el empleado pueda llamar ante cualquier problema o duda, es el canal más rápido y eficaz para solucionar la mayoría de problemas o situaciones de emergencia derivados de un viaje.
3) Realizar una exhaustiva valoración de riesgos
Para enfrentarse con garantías de éxito a las situaciones problemáticas, no hay nada mejor que conocer todos los riesgos potenciales mediante un exhaustivo análisis o valoración efectuado antes de partir.
La estrategia ideal es realizar un completo estudio entre la empresa y una agencia especializada del destino, el tipo de viaje y el proyecto concreto a realizar (duración, grado de implicación con trabajadores nativos, impacto ambiental del proyecto, etc).
4) Poner en marcha un sistema de localización de viajeros
Otra cuestión fundamental para la gestión adecuada del riesgo es saber en todo momento dónde se encuentra exactamente un viajero, tanto en lo que respecta a su ubicación geográfica (por ejemplo, una ciudad) como si ha tomado un medio de transporte (tren, avión, autocar, etc).
De esta forma, siempre se podrá ofrecer información inmediata y veraz y, en caso necesario, poner en marcha un plan de evacuación o expatriación.
5) Contratar un buen seguro
Cuando por desgracia se acaba produciendo un siniestro, accidente o enfermedad durante el transcurso de un viaje, es fundamental contar con un buen seguro que cubra indemnizaciones por fallecimiento o invalidez y asistencia médica.
La empresas tienen diferentes opciones para asegurar a sus trabajadores durante un viaje:
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El seguro de responsabilidad civil de la agencia con la que se contrata el viaje como intermediaria de servicios.
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Contratar un seguro específico.
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A través de la tarjeta de crédito corporativa, de tal manera que este medio de pago aporte el valor de una buena póliza.
Estos son los principales consejos a tener en cuenta por empresas y agencias para garantizar la seguridad de los empleados. En los próximos dos artículos de los jueves nos centraremos en una serie de recomendaciones para los propios viajeros.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Commercial Regional Director en BCD Travel y BCD m&i
