El coste de un evento puede oscilar desde una cantidad mínima para una simple cena de empresa, a una partida muy importante si, por ejemplo, se trata de un congreso de una semana en un hotel de lujo en un paraje exótico. Aunque el coste es relativo, ya que todo depende de los beneficios que se consigan, siempre hay que tratar, y más en épocas de crisis, de ahorrar costes al organizar un evento.
5 consejos para controlar el presupuesto
A continuación desvelamos una serie de consejos o trucos para ahorrar y optimizar gastos en la organización de un evento.
1) Incluir el Retorno de la Inversión (ROI) como un objetivo básico
Cuando deciden organizar un evento, todas las empresas intentan conseguir un beneficio con el mismo, es decir, lograr un ROI positivo. Dicho retorno no siempre es fácil de calcular, ya que a veces se trata de beneficios intangibles, como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o una mejora en la percepción de la marca.
De cualquier modo, siempre es primordial plantear el ROI como un objetivo básico del evento y tratar de medirlo de una manera cuantitativa o cualitativa utilizando diversas herramientas, como tests o encuestas. De esta manera, es posible saber, aunque sea de forma aproximada, qué porcentaje de los objetivos se han conseguido realmente, lo que servirá para hacer ajustes o mejoras de cada a otros actos.
2) Invertir más en el contenido y no tanto en el continente
Aunque últimamente esta mentalidad está cambiando, aún hoy existe una tendencia en centrar la atención y lo recursos en el espacio o lugar donde tiene lugar el evento y en los aspectos puramente formales, como la decoración. Esto es un error, puesto que, como hemo visto a lo largo del eBook, la verdadera importancia está en los contenidos y es ahí donde conviene enfocar los esfuerzos humanos y económicos.
3) Tratar de potenciar las relaciones personales tanto en el propio evento como en las etapas pre y post
Por encima incluso de los contenidos generados, lo más importante de los eventos lo constituyen las relaciones personales o networking. Por ello, es importante potenciarlas mediante un buen servicio de relaciones públicas y con las nuevas tecnologías: redes sociales, webs, apps. Este cuestión tienen la gran ventaja añadida de no ser necesario disponer de un gran presupuesto.
4) Potenciar los recursos humanos externos para conectar con la audiencia
La contratación de un buen presentador o moderador o un speaker que tenga empatía y sepa conectar y crear impacto en los asistentes es la mejor inversión que podemos hacer. Es más, si contamos con suficiente presupuesto se puede traer a un grupo de actores, animadores o humoristas, buscando siempre la originalidad y llamar la atención dentro de unos cánones de calidad y buen gusto.
Es más conveniente realizar una esfuerzo económico en la contratación de los servicios de estos profesionales que en la puesta en escena: iluminación, decorados, etc., ya que con estos efectos es mucho más difícil conseguir impactar en la audiencia y dejar huella en su memoria.
5) Valorar la totalidad de gastos del proyecto
En la organización de un evento, sobre todo cuando se trata de un acto de una cierta complejidad, entran en juego muchos factores, todos ellos generadores de gastos: organización, alquiler del espacio, decoración, audiovisuales, estrategias de comunicación de antes y después del evento, logística etc.
Para calcular costes y administrar el presupuesto de forma completa, exacta y realista es indispensable valorar todos y cada uno de los aspectos. Mediante la utilización de algún software específico (programa o aplicación) se consigue simplificar y optimizar este tipo de cálculos.
Uno de estos softwares es Captio www.captio.net, una aplicación para dispositivos móviles que permite gestionar de forma automatizada los pequeños gastos relacionados con los eventos: taxis, restaurantes aparcamiento, etc., de una forma totalmente automatizada y sin necesidad de guardar los justificantes o tiques. Con Captio, los empleados solo tienen que fotografiar los tiques con su propio smartphone y el sistema se encarga de extraer automáticamente la información, almacenarla en la nube, generar la nota de gasto con un solo click y validarla. Además, esta información digital está homologada y es totalmente válida a efectos legales y de la Agencia Tributaria.
El seguimiento de estas recomendaciones es la mejor estrategia para controlar los gastos y aumentar las posibilidades de conseguir un beneficio o retorno que se ajuste lo más posible los objetivos previamente definidos.
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Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Business Development Manager en Eventoprix.es.
Eventoprix es una plataforma integral de organización y gestión on line de eventos.
