Hoy en día son muchos los ejecutivos y empleados que invierten muchos días al año en viajes de negocio. La suma total de gastos de viaje es para muchas empresas una partida presupuestaria muy importante y todo un desafío de gestión, ya que se ven obligadas a buscar formas de ahorro para lograr ajustarse a unos presupuestos cada vez más reducidos.
Muchas veces son las ideas sencillas las que consiguen rebajar notoriamente los costos en viajes corporativos . Estos son algunos ejemplos:
1. Utilizar el análisis de datos para obtener descuentos
Realmente vale la pena realizar una pequeña inversión en adquirir un buen software de gestión de gastos con prestaciones de análisis de datos. De esta forma, podemos conocer exactamente cuáles son las cadenas de hoteles, restaurantes o empresas de coches de alquiler utilizados con más frecuencia por la empresa y en qué cantidad exacta.
A partir de estos datos, no resulta complicado pedir y obtener descuentos y ventajas por parte de los proveedores de estos servicios. Ahorro garantizado.
2. Obtener cifras promedios para tener un referente de ahorro
Es importante la creación y mantenimiento de un registro histórico de los viajes realizados, que incluya los gastos de cada viaje al detalle y divididos por conceptos o partidas. De esta forma, se pueden fijar una metas de ahorro concretas a obtener mediante sencillas medidas: comprar los billetes de avión y reservar los hoteles con antelación, elegir las fechas más económicas o asegurarse de que las condiciones de contratación admiten reembolsos por cancelación o cambio de fechas. También en este caso, un software de automatización de gastos puede facilitar enormemente las tareas.
3. Afianzar los vínculos entre los responsables de viajes de las empresas y los departamentos financieros
El departamento de Recursos Humanos o los responsables financieros suelen tener la última palabra sobre los presupuestos de viaje. Por lo tanto, los travel managers o responsables de los viajes de las empresas deben tratar de orientar su actividad en consonancia con la visión de dichos departamentos.
Para ello, tienen que presentar propuestas que tengan una buena relación entre calidad, valor y costes y, ante todo, con unos objetivos muy claros que garanticen, en la medida de lo posible, el retorno de la inversión (ROI) mediante ventas realizadas, acuerdos firmados, ampliación del networking, etc.
4. Utilizar el travel social
El travel social es una forma de consumo colaborativo enfocada a los viajes que permite abaratar costes mediante el sharing, es decir, compartiendo alojamientos, transporte y demás servicios con otros usuarios.
Aunque en principio se trata de una propuesta enfocada al turismo de ocio, algunas empresas están empezando a introducir el travel social también en los viajes de negocio.
5. Usar las nuevas tecnologías
Aunque el face to face o contactos en persona son muy importantes para hacer negocios, ampliar el networking y potenciar las relaciones entre compañeros y con clientes (potenciales y reales) y proveedores, es evidente que las nuevas tecnologías hacen innecesarios muchos viajes.
Hoy en día, es posible organizar videoconferencias de calidad, mediante Skype u otros sistemas, entre grupos de personas situadas kilómetros de distancia. Su uso, aunque sea de forma complementaria, supone un ahorro más que considerable en viajes y desplazamientos.
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