Sabemos que no es agradable, pero estaremos de acuerdo en que es una tarea absolutamente necesaria. Si trabajas en una empresa en la que hay gente desplazándose en viajes de trabajo, debe haber un responsable que controle y apruebe los gastos generados en ellos.
Y decimos que no es agradable por dos razones. Uno, porque el proceso es engorroso y tedioso. Si se quiere hacer bien, reseguir una nota de gastos para comprobar que todo está en orden puede ser una tortura. Y dos, porque no es agradable tampoco hacer de juez y tener que echarle la bronca a alguien porque se está pasando de la ralla con las comidas a cargo de la empresa, por ejemplo.
Todo debería ser más fácil.
Te damos a continuación unos cuantos consejos que te pueden servir para organizar y gestionar mejor los procesos de creación y gestión de los gastos de viajes en tu empresa.
1. Crea una política de gastos clara
Para que tu equipo pueda cumplir, debe saber a qué atenerse. Lo primero es crear una política de gastos clara, lo ideal sería que además fuese suficientemente sencilla y obvia para que todo el mundo pueda seguirla sin tener que revisarla constantemente. Otro factor de importancia capital es hacérsela llegar a tus colaboradores, a veces un simple email no es suficiente. ¿Qué tal si la cuelgas en algún lugar accesible para todos? Quizás no tengas una intranet corporativa pero a veces con GoogleDocs es suficiente.
2. Revisa concienzudamente
Si al final, debido a tu falta de tiempo, las notas de gasto no son revisadas apropiadamente, tu equipo se va a dar cuenta. Y probablemente se van a relajar en el cumplimiento de las políticas de gastos. Sabemos que es duro, pero, ¿para qué se crean las normas si después no se comprueban los resultados?
3. Comprueba tus sospechas
Si crees que algo no encaja, no te precipites. Haz comprobaciones y compara cifras con gastos de otros miembros del equipo o entre periodos de la misma persona. Una acusación en falso nunca es agradable y afectará negativamente el clima de trabajo de tu equipo.
4. Da un voto de confianza
Está claro que no vivimos en un mundo perfecto y que, al final, no puedes fiarte de todos. Dicho esto, si sospechas de que alguien te la está intentando “colar”, una buena idea antes de seguir validando sus gastos sería sentarse a hablar con él. Dale la oportunidad de explicar las irregularidades detectadas. Pueden deberse simplemente a un error, un ticket mal picado en la nota de gastos, la pérdida de un original, o lo que sea.
5. Usa las herramientas adecuadas
Todo este proceso se puede facilitar usando herramientas que den una base sólida al proceso de gestión de gastos ocasionados en viajes de trabajo. Herramientas que te permitan gestionar el proceso de forma más ordenada y eficaz. En el fondo, muchos de los problemas que surgen vienen directamente relacionados con errores humanos. Si automatizas el proceso, ganarás en efectividad pero también eliminarás errores. ¡Dos pájaros de un tiro!
¿Nos dejamos algún paso? ¿Tienes alguna recomendación más que consideres importante?
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