Teniendo en cuenta que los gastos de viajes de negocios suponen una partida cada vez más importante para las empresas, resulta trascendente optimizar la gestión de éstos.
Los gastos de viaje fundamentalmente provienen de las dietas de manutención (comidas) y del transporte (gasolina si se utiliza coche propio o el coste de taxis, avión, etc.) por lo que parece fácil preverlos. Pero los sucesos inesperados, reuniones que se alargan, los embotellamientos, retrasos de avión, etc., pueden cambiar las previsiones y producir un aumento de los costes calculados.
A continuación te ofrecemos 5 pasos esenciales a seguir para una mejor gestión de tus viajes corporativos.
Pasos para planificar tu viaje de negocios
1) Examinar a priori el contexto
Considera el lugar donde se viaja, el tiempo que se estará allí, si viaja solo o no, qué actividades va a desempeñar en el lugar de destino y dónde, etc.
2) Dependiendo de la durada del viaje optar por el alojamiento más adecuado
Si la estancia es inferior a una semana un hotel es el lugar más adecuado por las comodidades que proporciona al trabajador y para controlar el budget. En caso de estancias superiores y hasta un año, los apartamentos con servicio de limpieza y manutención parecen la opción más adecuada. Por último, en estancias más largas el alquiler tradicional es la opción más adecuada.
3) No olvidar los gastos anexos
Nos referimos a aquellos gastos previsibles tales como el transporte entre el aeropuerto al hotel o el lugar de trabajo en la localidad de destino, o los aparcamientos si se utiliza vehículo, etc. Por eso es recomendable hacer una lista con los gastos habituales de la empresa para incluirlos en el presupuesto.
4) Reservar con antelación y contrasta precios
Sobre todo en viajes que requieren dormir fuera de casa o coger un avión, se recomienda reservar lo antes posible porque los precios suelen ser más baratos. A medida que se acerca la fecha, éstos suben por la ley de oferta-demanda. Igualmente, es importante comparar las diferentes compañías del sector en concreto, se trate de compañías aéreas u hoteles, incluso ver si se ofrecen packs de ambos en páginas web especializadas o agencias de viajes. También se puede encomendar estos trámites a una agencia.
5) Trucos para disminuir las consecuencias de los gastos imprevistos
Apostar por reservas que permitan cambios en las fechas o que sean reembolsables, por si hay cambio de horarios de una reunión, etc. Además resulta útil contratar seguros que cubran posibles pérdidas de maletas, cancelaciones de vuelo, etc. Por último, convendría valorar el trabajar con algún proveedor de viajes de empresa que suelen tener packs de ofertas y nos evitará perder tiempo en las tareas de búsqueda.
Son reglas simples y eficaces que además de beneficiar a la empresa económicamente dan tranquilidad a los trabajadores durante sus viajes de negocios.
