A la sustitución del papel de tiques y facturas y otros documentos por un formato digital (JPEG, PDF...) se la conoce como digitalización. Cuando a este proceso se le da validez legal, permitiendo la destrucción definitiva del papel, hablamos de Digitalización Certificada (DC) homologada. Sobre esta cuestión existen una serie de dudas y preguntas habituales que vamos a tratar de aclarar a continuación.
1 ¿Qué diferencia hay entre digitalización y digitalización certificada?
Por digitalización, ya sea de facturas, tiques y otros documentos, entendemos todo proceso de conversión del formato en papel en digital. Sin embargo, la digitalización certificada es un proceso de homologación puesto en marcha por la Agencia Tributaria (AEAT) a partir del año 2007.
Es una cuestión que afecta exclusivamente a los software de digitalización de tiques y facturas y básicamente es una homologación que realiza la propia Agencia en función de una serie de requisitos y requerimientos técnicos.
La principal diferencia entre la digitalización certificada y la digitalización sin homologación es que la primera tiene validez legal ante cualquier petición de la AEAT u organismo oficial, por lo que se puede destruir el papel.
2 ¿Qué se requiere para homologar un software de DC?
Existen dos tipos de requisitos: unos de carácter técnico y otros formales y están recogidos en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
Requisitos técnicos
Hace referencia a cuestiones como la resolución mínima de la imagen (200 ppp) y los formatos de compresión e imagen (ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG 2000, Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior y TIFF 6.0 ó superior), inclusión de firma digital o la garantía de que todo el proceso se realice con continuidad y de forma automatizada para evitar manipulaciones.
Requisitos formales
Para llevar a cabo el proceso de homologación también es necesaria cumplir con una serie de formalidades como: realizar una auditoría externa y presentar a la AEAT un Documento Técnico Descriptivo y un Plan de Gestión de calidad, donde consten las características técnicas del software e instrucciones de funcionamiento y mantenimiento.
3 ¿Cuáles son las principales ventajas de utilizar un software de DC?
La mayoría de ventajas se sitúa alrededor del principal valor de la DC: el que se pueda destruir el papel. Esto conduce a una gran ahorro de costes en materia y archivo, reducción del tiempo de gestión, poder encontrar todos los documentos prácticamente al instante e, incluso, cumpir con normativas y certificados de calidad de medioambientales.
Por otro lado está las ventajas relacionadas con la automatización e integración con otros departamentos de la empresa, como Contabilidad o Recursos Humanos.
4. ¿Se puede utilizar la DC para un ámbito diferente a las facturas y tiques?
El proceso de homologación propiamente dicho de la Agencia Tributaria solamente se aplica a las facturas ordinarias y los documentos sustitutivos, como los tiques. No obstante, a raíz de promulgarse la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos surge un concepto equivalente para la digitalización de cualquier documento del ámbito administrativo. Para documentos que no sean facturas no es necesario una homologación específica del software, sino que basta con cumplir los requisitos.
5 ¿Está teniendo una buena acogida la DC?
La acogida está siendo excelente y las perspectivas de futuro son magníficas, habiéndose superado las reticencias iniciales que veían estos procesos como transitorios hasta la imposición absoluta de la factura electrónica.
Agradecimientos
Fernando Pino
Licenciado en Derecho y Máster en Tecnologías de la Información y Derecho, ha desarrollado su especialización en criptografía y seguridad informática y participado en la planificación y desarrollo de numerosos proyectos de seguridad nacionales e internacionales. Especialista en tecnologías de PKI y Auditor CISA, desarrolla su carrera en Validat ID.
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