Muchos trabajadores viven las reuniones de trabajo como una auténtica pesadilla. Lo cierto es que en la mayoría de organizaciones empresariales son muy habituales, como también es muy frecuente que sean maratonianas, sin objetivos claros y totalmente improductivas. ¿Quieres saber cuáles son los errores más habituales?
En el mundo actual, no se puede depender únicamente de las reuniones para gestionar equipos eficazmente. Con el avance imparable de la tecnología, la tendencia del trabajo en remoto y la velocidad con la que cambian el entorno y los mercados, hay quien incluso ve estos encuentros cómo algo obsoleto.
Sin embargo, las reuniones continúan siendo una herramienta básica para las empresas; sobre todo cuando se tienen en cuenta ciertos aspectos que nos ayudan a mejorar su eficiencia y a no cometer errores que las convierten en improductivas.
1. Hacer reuniones sólo cuando sea totalmente imprescindible
Hay que reconocer que un gran número de las reuniones que se convocan en muchas empresas son totalmente prescindibles. Algunos de los temas que se necesitan tratar se pueden solucionar intercambiando correos electrónicos e incluso existen herramientas informáticas específicas.
2. Convocar con antelación
Aunque hay excepciones, la reunión se debe convocar con antelación suficiente para no interrumpir el trabajo, las agendas y sobre todo para que la gente vaya preparada y así no perder el tiempo.
3. Fijar el motivo
La propia inercia del día a día lleva convocar reuniones sin objetivos concretos o por pura rutina lo que favorece la desmotivación. Además de la fecha y hora, en la convocatoria de la reunión se debe incluir una explicación del motivo. También es muy importante indicar quiénes van a estar presentes.
4. Asignar un responsable para cada decisión y tarea
Además de indicar quiénes asistirán a la reunión, lo mejor es asignar un responsable para cada idea, tarea o decisión. El responsable será el encargado de ponerla en práctica o en su defecto de asegurarse de que se realiza.
5. No más de seis personas por reunión
Deben acudir a la reunión solamente aquellas personas que sean estrictamente necesarios, ni más, ni menos. Cuantas más personas, más ruido, menos concreción y más interrupciones.
6. Definir una hora de inicio y una hora de finalización
Uno de los mayores problemas de las reuniones en las empresas españolas es su duración, muchas de ellas por encima de las dos horas, lo que va en contra de todas las recomendaciones para las reuniones ejecutivas. Fijar la hora estimada de finalización es la mejor manera de no alargarla de modo peligroso: si se considera imprescindible prolongarla, conviene programar un receso.
7. No estar con la cabeza en otro lado
Uno de los grandes problemas de las reuniones es que la gente desconecta. No es una mala opción prohibir los móviles, una fuente inagotable de distracciones, así como ordenadores personales o cualquier otro dispositivo que desvíe la atención.
5. Hacer un seguimiento de la reunión
De poco habrá servido la reunión si al día siguiente los participantes no reciben un memorándum con las conclusiones, acciones que han de ejecutarse, equipos implicados y tiempos de ejecución. Alguien tiene que encargarse de centralizar lo más destacado de la reunión y posteriormente mandar a los participantes las conclusiones.
