Los eventos de empresa son potentes herramientas de comunicación y aportan múltiples beneficios a las compañías. Son una buena manera de llegar a los diferentes públicos de forma directa. En este artículo te explicamos cuáles son los principales formatos de eventos de empresa.
La organización de eventos tiene gran importancia en la economía española, ya que involucra a distintos gremios y se estima que mueve cerca de 7.000 millones de euros, un 0,66% del PIB nacional. La competencia entre empresas es creciente y los eventos son una fórmula creativa e innovadora con la que destacar sobre el resto, fidelizar a los clientes y motivar a los trabajadores. Entender cuáles son sus objetivos el mensaje a los públicos específicos es clave para el éxito.
Podemos diferenciar los eventos en dos grandes bloques en función de sus públicos objetivos:
- Los eventos internos: destinados a públicos directamente relacionados con el funcionamiento de la empresa, como por ejemplo, los empleados y los accionistas. Sus objetivos son la comunicación de valores, informar sobre cambios en la compañía o motivar a los trabajadores.
- Eventos externos: destinados a clientes (tanto actuales como potenciales), proveedores y medios de comunicación, entre otros. Sus objetivos pueden ser darse a conocer, premiar y fidelizar clientes potenciales o comunicar la imagen de marca, entre otros muchos.
Diferentes formatos de eventos de empresa
A continuación, señalamos los principales formatos de los eventos corporativos, para que puedas tomar algunas ideas:
1. Las reuniones. Consisten en grupos de trabajo en los que intervienen dos o más personas y sirven para transmitir información o tratar los desafíos y las oportunidades a los que se enfrenta la compañía. En función de los asistentes, las reuniones pueden considerarse como eventos internos o externos. Lo más conveniente es elaborar agenda de temas que se tratarán a lo largo del encuentro y enviarla a los asistentes previamente. Si el programa está ordenado e incluye estimaciones de tiempo para cada punto, la reunión será más efectiva y será más fácil mantener la atención de los asistentes.
2. Iniciativas de team building. Se consideran como eventos internos, ya que su objetivo es motivar o formar grupos de trabajo dentro de una empresa. Generalmente son actividades a las que asisten grupos reducidos de personas para que cada asistente tenga atención personalizada. Las iniciativas de team building son muy variadas y pueden consistir en actividades deportivas, gastronómicas, lúdicas y, en general, todas aquellas que fomenten la participación.
La tendencia actual en este tipo de eventos corporativos es apostar por actividades encaminadas a concienciar sobre la importancia de la sostenibilidad y el cuidado del medio ambiente.
3. Juntas generales de accionistas. Su objetivo es comunicar asuntos relevantes a los accionistas de la empresa y elegir al Consejo de Administración. Son eventos internos y pueden desarrollarse con un tono alegre o más sobrio, en función de la cultura corporativa.
4. Reuniones directivas donde se reúne el Consejo de Administración de una firma y en ellas se discuten la visión de la empresa, sus objetivos y sus estrategias.
5. Seminarios. Eventos externos que tienen una función principalmente educativa y normalmente están enfocados a grupos reducidos de personas. Uno de los aspectos más importantes es la interacción, por lo que los asistentes suelen tener la oportunidad de lanzar preguntas a los oradores.
Precisamente, para fomentar la interacción de los asistentes, puedes incluir actividades que ayuden a romper el hielo durante las cuales los participantes se presenten.
Dentro de estas reuniones pueden organizarse workshops en los que los asistentes puedan aclarar las dudas que les vayan surgiendo.
6. Las conferencias. Son, probablemente, unos de los eventos externos a los que acuden un mayor número de personas. En líneas generales, son reuniones de profesionales de un sector determinado o de personas con un interés común. Una buena táctica es promocionar la conferencia y a los asistentes a través de las redes sociales. Además, los invitados pueden responder preguntas que hayan quedado pendientes a través de Twitter.
7. Convenciones. Vienen a ser como las conferencias, pero suelen durar más tiempo. Se celebran en salas pequeñas, generalmente situadas en hoteles.
8. Otro de los grandes eventos externos de una empresa son las ferias, que en líneas generales son exposiciones que permiten a las empresas mostrar sus nuevos productos o servicios. Algunas empresas viajan largas distancias para asistir a ferias de comercio internacional y exhibir sus productos en ellas. Al haber una gran cantidad de stands de diferentes compañías, es importante destacar entre la multitud. Por eso, nuestro espacio debe sorprender y llamar la atención.
Afortunadamente, hoy en día la tecnología ofrece un montón de herramientas para ambientar el espacio e impactar a los asistentes. Gracias a la realidad virtual, por ejemplo, puedes realizar presentaciones en 3D.
También puedes jugar con la decoración, las proyecciones y la iluminación para lograr la ilusión óptica de que el espacio cambia. 
9. Ruedas de prensa. Son uno de los eventos externos más populares, porque están específicamente dirigidos a los medios de comunicación. Sus objetivos son muy diversos, como por ejemplo, dar a conocer los resultados y los objetivos de una compañía, presentar un informe o anunciar nuevos productos o servicios.
Durante las ruedas de prensa, uno o varios representantes de la lideran la conferencia de prensa y responden a las preguntas de los medios de comunicación. En función de los objetivos, también pueden acudir expertos o autoridades en la materia, que no pertenezcan a la compañía. Es conveniente entregar a los asistentes un press kit o carpeta que contiene una nota de prensa e información de apoyo, fotos y vídeos.
10. Lanzamientos. Son actos de presentación de un nuevo producto o una nueva empresa en los que se dan cita medios de comunicación y personalidades invitadas.
Dentro de estos eventos se pueden incluir las inauguraciones, en las que se hace un recorrido por las instalaciones de la empresa y se aprovecha la ocasión para hacerse autobombo.
Desayunos de trabajo, almuerzos de trabajo, cenas de gala, jornadas divulgativas y entregas de premios son otros de los tipos de eventos de empresa más comunes.
