La sustitución del papel es un proceso en el que están inmersas muchas empresas a día de hoy. No es una tendencia pasajera, se está comprobando que hay mucho que ganar en eficiencia, control y seguridad.
Muchas empresas a día de hoy contemplan en sus planes estratégicos acciones para avanzar hacia procesos cada vez menos basados en el papel. Esto sucede en todos los ámbitos, entre ellos el de gestión de gastos de dietas y kilometraje. El lema de la “oficina sin papeles” ha ido tomando fuerza apoyándose en las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías.
Quedan reductos donde el uso del papel parece inevitable
En estos momentos nos encontramos a medio camino en un proceso de transición. Nuevas herramienta y formas de trabajar han sustituido al papel pero quedan reductos donde el papeleo persiste.
Uno de ellos es la gestión de los gastos de empresa. El justificante -y la base del proceso- continúa siendo el tique, y esta situación no tiene visos de cambiar. Sin embargo, la aparición de nuevas herramientas y su expansión, permiten dar un nuevo enfoque a esta situación. Con el smartphone, los reportadores de gastos pasan a llevar consigo un elemento capaz de digitalizar información allá donde vayan.
Con la eliminación de la utilización de papel se consigue reducir el margen de error ya que los gastos se reflejan en formato digital
Captio ofrece esta nueva forma de iniciar el proceso de gestión de gastos. Con esta nueva entrada, digital desde el principio, ya no es necesario el papel en ningún otro paso del flujo. La reducción del papel redunda en la eficiencia, en la reducción de errores y en la rapidez. Además, dado que los datos de todos los gastos pasan a estar almacenado en una base de datos en la nube, es posible realizar tareas de análisis y data mining que antes quedaban fuera de alcance.
Pero es que además es muy importante tener en cuenta que la eliminación de la utilización de papel provoca que la compañía se convierta en una empresa más limpia, alineada con los estándares ecológicos promovidos dentro de la Unión Europea, y con una visión de futuro comprometida a este tipo de técnicas.
Créditos Fotográficos: FreeDigitalPhotos.net
