Desarrollar y organizar un evento implica la participación de un gran número de personas. Para conseguir un evento sostenible, no basta con que los organizadores cumplan con los criterios de sostenibilidad; todos los agentes implicados deben conocerlos y transmitirlos en todas las etapas del evento.
Cada persona que participa en la organización o realización de un evento participa también en aplicar las acciones que aseguran su sostenibilidad. Alinear a todos los agentes para conseguir cumplir con los objetivos de sostenibilidad no es tarea fácil.
Agentes participantes en un evento sostenible
Empresa organizadora del evento
Es el máximo agente participante. Dado que se trata de la empresa de la que parte la necesidad de organizar el evento y la que lo costea, es la responsable de escoger los promotores y organizadores del evento así como de establecer los objetivos iniciales y finales del evento. Debe estar convencida de los beneficios de organizar un evento de tipo sostenible.
Promotores y organizadores
Estos agentes son los máximos responsables en la gestión del evento dentro de la empresa organizadora. Respecto al evento sostenible, se encargan -por sí solos o con la ayuda de consultores externos- de definir los objetivos de sostenibilidad. Son los encargados de cumplir con las políticas sostenibles establecidas en la fase de planificación y también los responsables de hacer que se cumplan durante todas las fases del evento.
Empresas profesionales de eventos
Este tipo de empresas desarrollan labores de consultoría, planificación, organización, dirección y control de aspectos concretos del evento así como evaluación del mismo. Según la magnitud del evento y de la empresa contratante, asumen tareas de coordinación general del evento por lo que tienen un papel importante a la hora de aplicar los objetivos de sostenibilidad marcados y hacer cumplir a los distintos proveedores los criterios establecidos para cada caso.
Personal adscrito al evento y/o voluntarios
Estas personas son aquellas que llevarán a cabo las actividades derivadas del evento y por lo tanto las acciones sostenibles dentro del evento. La empresa organizadora debe garantizar una total concienciación e información de las políticas de sostenibilidad que deben aplicarse y formar al personal participante en la materia para conseguir los objetivos con éxito. Por tanto, una correcta formación será necesaria.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Adrià Gelabert
Responsable de Innovación Lavola
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