¿Notas que tu equipo invierte demasiado tiempo en tareas administrativas durante el trabajo? La innovación de procesos nos permite agilizar y reducir el tiempo que dedicamos a administración, para así centrar nuestros esfuerzos en tareas que propulsen el crecimiento de la empresa.
Toda compañía cuenta con una serie de procesos administrativos para mantener la estabilidad del proyecto y asegurarse de que el día a día va rodado. Generalmente estas tareas no son productivas per se, se asemejan más a tareas de mantenimiento, igualmente imprescindibles para funcionar pero que no reportan beneficio por sí solas.
Precisamente por eso, seguro que te gustaría ahorrar tiempo en procesos administrativos para poder centrar tus energías en actividades más productivas de las que poder extraer rentabilidad para tu proyecto. Por eso queremos compartir en este artículo consejos para agilizar procesos administrativos, primero de forma más “artesanal” y luego usando la tecnología, que es nuestra gran aliada para ello.
Agilizar procesos: empecemos por el principio
El primer paso sería diseñar un plan de negocio detallado y completo, que delimite cuáles son los objetivos de nuestro negocio y cómo vamos a llegar a ellos. El plan de negocio debería estar acompañado de un listado de los procesos más importantes y para qué sirven. Con esta base ya podemos empezar a priorizar qué tareas son más relevantes, cuáles requieren más tiempo y cuáles tienen un mayor ROI, por así decirlo.
Una vez hecho esto, también conviene sumar los KPI financieros y de gestión. Los KPI son los Key Performance Indicators, una serie de métricas que definimos para saber qué valores son los que queremos medir para evaluar la rentabilidad/éxito de un proyecto. Aunque pueda resultar farragoso, todo este proceso previo de elaboración del plan de negocio y KPI es clave para agilizar los procesos administrativos, ordenar tus necesidades y planificar a medio y largo plazo.
Una vez llegados hasta aquí, te presentamos el verdadero factor clave que va a agilizar tus procesos: las herramientas digitales.
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La digitalización de procesos administrativos
La innovación de procesos y productos ha llegado a todos los rincones de las organizaciones, también a las tareas financieras y administrativas. Pero no se trata solo de sustituir el papel por el ordenador (que en parte también), es algo mucho más profundo.
Tienes que buscar la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa, adquirirla y aplicarla. Te recomendamos fijarte en software de gestión contable que automaticen el máximo número de procesos posibles y que dejen la puerta abierta a la integración de otros programas para departamentos específicos (o necesidades futuras).
Estas herramientas te permiten mejorar el flujo de trabajo al estandarizar procesos que antes tenías que controlar paso a paso. ¡Confía en la tecnología! Un ejemplo de estas soluciones es Chrome River Invoice, específicamente desarrollada para gestionar facturas. Chrome River Invoice es tecnología de procesos que agiliza enormemente la gestión de facturas de proveedores. Al usarlo, comprobarás cómo la herramienta lee automáticamente los datos que necesite de cada factura, acelera su aprobación y automatiza flujos de control con alertas configurables, entre muchas otras funciones.
En resumen: si te preguntas cómo agilizar procesos administrativos usando la tecnología, debes adquirir herramientas que te permiten automatizar tareas que antes elaborabas de forma manual. Así de sencillo. Aunque en la práctica necesita su tiempo de adaptación, es una inversión imprescindible con la que ganarás tiempo, satisfacción y te ahorrarás muchas preocupaciones. ¡Adelante! 
