En un contexto de crisis aún vigente en este 2014, las empresas buscan el ahorro en todos los campos que sean posibles. Uno de los puntos que se deben tener en cuenta son los gastos de representación, que afectan a la mayoría de empresas y trabajadores.
Transporte, dietas, viajes…tienen un gran impacto en la economía de la empresa y se debe concienciar a los empleados para fomentar el ahorro. A continuación, te damos una serie de consejos a seguir para ahorrar en los gastos de representación de tu empresa.
Elaborar una política de gastos
Que la empresa disponga de una política de gastos es fundamental. La política de gastos marca en qué y cuánto puede gastar un trabajador, además de todas las pautas que se deben seguir en relación a los gastos de representación. Para que se consiga el ahorro deseado con la política de gastos se debe comunicar a toda la organización y debe estar disponible cuando el trabajador quiera consultarla.
Fomentar las ideas de ahorro de la empresa entre los empleados
Las empresas deben fomentar, entre los empleados, el ahorro dentro del ámbito de los gastos de viaje. Por ejemplo, los trabajadores deben analizar si hay una necesidad real de desplazamiento o se puede solucionar con una simple videoconferencia o llamada. Opciones alternativas a los desplazamientos y gastos en dietas, alojamiento, etc. son piezas clave para conseguir el ahorro deseado.
Anticiparse en la contratación de servicios
En la mayoría de empresas son necesarios e inevitables los gastos de representación. Viajes, comidas, cenas, visitas a clientes, etc. son actividades diarias llevadas a cabo por los empleados en estos desplazamientos. Anticiparse a este tipo de situaciones y contratar servicios con antelación, sobretodo en el ámbito de viajes y transporte, es un punto que fomenta el ahorro, ya que siempre se encuentran mejores ofertas, adaptadas a la empresa y con un precio final más atractivo.
Automatizar el proceso de gestión de los gastos de representación
Automatizar todo el proceso de gestión de los gastos de representación permite un ahorro en diferentes ámbitos de todo el proceso:
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Mayor visibilidad de la información que se reporta por parte del empleado, controlando las situaciones de fraude e irregularidades.
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Visión global de los gastos de los equipos de trabajo. Se puede ver en qué, cómo y con quién se desembolsan más gastos, fomentando acciones de ahorro y mejorando el programa de viajes de la compañía.
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Eliminación de los costes administrativos adicionales que se pueden dar en la gestión de los gastos de representación.
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Eliminación de los costes relacionados con la mensajería y almacenaje de los justificantes, que por ley se deben guardar durante cuatro años.
El sharing y renting como ahorro en desplazamientos
Para algunas compañías no es un coste excesivo el contar con una flota de vehículos de empresa para que se desplacen los empleados; no obstante, no todas tienen suficientes recursos económicos para esta opción y tienen que buscar opciones más rentables. Estas opciones son el renting y el car sharing.
El car sharing es una forma de ahorrar en los desplazamientos. Se busca maximizar el uso del coche de empresa. Se trata de que varios empleados compartan un mismo vehículo para fines laborales. El servicio de sharing se introdujo en España en el 2013, siendo una situación habitual en países como Alemania y Reino Unido. Ofrece ahorro en el consumo, sostenibilidad y la empresa evita tener los gastos doblados ya que solo se usa un vehículo. Con menos vehículos se llega a más sitios.
El renting, concepto más conocido, es el alquiler de vehículos a largo plazo. A cambio de una cuota mensual, da derecho al uso del coche durante un plazo establecido, además de incluir los servicios de seguro, mantenimiento, reparaciones, cambio de ruedas, pago de impuestos, etc. Así, se evita el comprar un vehículo que en muchas ocasiones se quedara inmovilizado durante los períodos de menos actividad laboral.
