El papel sigue perdurando en multitud de procesos en la empresa. Eliminarlo revierte positivamente en la manera de trabajar de la empresa, aumenta la productividad, ahorra costes, espacio y hace más fácil la comunicación.
La oficina sin papel es un concepto surgido hace cierto tiempo, hacia el que se ha estado avanzando, pero que todavía no se ha materializado en su totalidad. Identifica el papel como la causa de una serie de problemas endémicos en la forma de trabajar de las organizaciones y hace referencia a conseguir un entorno de trabajo lo más libre posible de éste. Todavía a día de hoy, hay reductos que se resisten a la eliminación del papel como herramienta base del trabajo.
Todavía a día de hoy, hay reductos que se resisten a la eliminación del papel como herramienta base del trabajo
La migración hacia una metodología de trabajo lo más digital posible reduce costes operacionales en varios ámbitos. La reducción en el gasto de papel es quizás el ahorro más obvio pero ni de lejos el más sustancioso. Hay que pensar en el papel y el papeleo como en una forma de trabajar, una forma de realizar los procesos de la empresa que no es precisamente eficiente. El papel trae asociados una serie de proceso manuales que consumen tiempo y a menudo conllevan errores. Además, el grado de integración con otros procesos y la comunicación se ven afectados negativamente. Hay que pensar en el coste de esto procesos y la posibilidad de que se automaticen al máximo mediante una migración a lo digital, que además reduce la existencia de silos de información en la empresa y promueve una mejor comunicación.
Por otra parte, el tema del almacenaje, búsqueda y auditoría de información son aspectos que el papel dificulta. Mantener un archivo tiene costes -también en espacio- pero sobretodo es una manera ineficiente de guardar la información . Localizar un documento lleva tiempo, y si es una tarea habitual su coste asociado no será en absoluto negligible.
La popularización de smartphones y dispositivos móviles permite llevar más allá la digitalización
En definitiva, las empresas pueden dar una vuelta de tuerca más para reducir aún más la dependencia del papel. Los nuevos dispositivos móviles y su tasa de penetración hacen que en todo momento se lleve encima una herramienta que pemite acceder al mundo digital y que además es una vía de entrada para transformar documentos en papel en digitales.
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