Las tecnologías colaborativas engloban todo el conjunto de soluciones informáticas que mejoran la colaboración de trabajadores en el desempeño de sus tareas. Mejorar la eficiencia en el trabajo, ahorrar costes en la empresa, romper silos de información y eliminar estructuras redundantes son algunos de sus beneficios.
El auge de las tecnologías colaborativas comenzó ya hace unos años pero su ámbito de aplicación no ha cesado de crecer. Su objetivo primordial es facilitar la forma en que las personas implicadas en un mismo proyecto colaboran y se coordinan, venciendo barreras como la distancia geográfica y los husos horarios. En esta categoría se pueden encontrar sistemas de gestión de proyectos, calendarios y documentos compartidos, herramientas de gestión de tiempo y, en definitiva, cualquier solución que haga posible que varios trabajadores compartan y desarrollen conjuntamente el objeto de su trabajo.
Un ámbito que está surgiendo en los últimos tiempos con fuerza son los llamados workflow colaborativos. Son el resultado de aplicar el concepto de workflow (conjunto de actividades y reglas que hacen evolucionar un proceso hasta la consecución de su objetivo) sobre los objetos de colaboración (los anteriormente mencionados calendarios, documentos, wikis,...). Los workflow colaborativos mejoran la eficiencia al desarrollar tareas colaborativas adaptándolas a proceso definidos por la empresa, eliminando todavía más las barreras y adaptandolas a flujos de negocio complejos de la organización.
En resumen, hay mucho que ahorrar en la empresa adoptando herramientas colaborativas: ahorro de costes debidos a una mejor gestión de la informació, eliminación de estructuras redundantes, mejora de la eficiencia en el desempeño de las tareas, eliminación de procesos manuales... Seguramente resultaría difícil a día de hoy encontrar una organización que no esté sacando provecho de este grupo de tecnologías en alguna de sus variedades pero el grado de sofisticación de su implantación es altamente variable. Integrarlas al máximo con los procesos de negocio de la organización aporta beneficios importantes.
Según Gartner, las herramientas de colaboración y workflow están entre las principales prioridades de los CIO en este momento.
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