Uno de los principales aspectos para la implantación de la factura digital certificada en cualquier empresa es el cumplimiento de la legalidad vigente. La normativa legal influye en todos los aspectos del proceso de facturación, por lo que se debe conocer muy bien y cumplir todos sus preceptos.
Aspectos legales a considerar
En el momento de expedir y recibir facturas que no estén en formato papel, es muy importante tener en cuenta lo siguiente:
- Es necesario tener el consentimiento del cliente o proveedor. Para poder facturar a alguien siempre debemos contar con su consentimiento y llegar a un acuerdo en el tipo de formato.
- Validez legal o jurídica de la factura. Hay que tener en cuenta que para que una factura tenga validez legal debe generarse a través de un certificado homologado por la Agencia Tributaria (AEAT), teniendo para ello que cumplir una serie de requisitos técnicos e incorporar una firma digital. Muchas empresas emiten facturas en formato electrónico sin cumplir estos requerimientos, por lo que carecen de validez legal.
- Verificación de las facturas. Todo receptor de una factura debe ser capaz tanto de acceder a su contenido íntegro como de verificar que el certifidado utlizado para la firma sea válido. Así mismo, el formato empleado debe permitir al receptor la comprobación de la validez del certificado digital ante la autoridad de certificación.
- Almacenamiento y conservación de facturas. Se puede elegir entre almacenar facturas en el formato original (electrónico) o imprimirlas en formato PDF417, que incluye en los formatos un código de nube de puntos para su identificación y validación, y siempre se deben conservar por el tiempo que establece la ley (5 años como norma general). En la legislación se contempla la posibilidad de digitalizar las facturas recibidas en formato papel, siempre que la digitalización sea certificada (con un dispostivo OCR y la instalación debe estar auditada por la AEAT).
Los aspectos legales, aunque puedan suponer una coste y esfuerzo adicional para la empresa. son una garantía y un plus añadido de seguridad, lo cual implica muchos beneficios: ahorro en material, tiempo y costes al poder destruirse definitivamente el papel y la tranquilidad y ventaja de poder localizar rápidamente cualquier documento por un requerimiento legal, una comprobación rutinaria o para poder acceder a bonificaciones o desgravaciones.
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