Tener la capacidad de analizar los datos derivados de los gastos bajo varios prismas es fundamental para aprender de la realidad de los viajes de la empresa y refinar el proceso de gestión de las hojas de gasto.
Lo primero que hay que tener en cuenta es que un análisis será tan bueno como permitan los datos de los que se parten. Velar por una correcta imputación y categorización de los gastos por parte de los trabajadores será crucial. Dado que se trata en muchos casos de un proceso manual, no es trivial aseguarlo.
Se pueden establecer varias formas de análisis para los datos recogidos. Por ejemplo, un análisis horizontal de los gastos de viaje podría realizarse sobre personas. En qué gastan, cuánto, qué patrones siguen, cuál es la evolución de sus gastos... Todas estas preguntas serían incógnitas a desvelar mediante este análisis.
A su vez, un punto de gran valor para la empresa se basa en realizar un análisis vertical de los gastos de sus trabajadores. Esto consiste en agrupar la información de las hojas de gasto en base a las categorías de gasto definidas, permitiendo analizar por separado conceptos típicos de los gastos de viajes de empresa como transportes, dietas, kilometraje, aparcamientos...
De esta forma, el objetivo primordial del análisis horizontal sería el de control de los gastos a relacionados con el individuo y el cumplimiento de las políticas de gasto.
El vertical, permitiría establecer patrones y situaciones comunes de gasto, detectar proveedores comunes, observar tendencias... En definitiva, extraer de los datos un conocimiento útil para detectar puntos de mejora del proceso. Se trata de una información de valor incalculable para la empresa.
Para el análisis, las organizaciones cuentan con entornos especializados. Si la empresa dispone de sistemas de Business Intelligence, ser capaz de integrarlas con los datos provenientes del proceso de gestión de gastos dará mucha más profundidad y potencia a los análisis.
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