Mediante el uso de las herramientas adecuadas se puede lograr la excelencia en la gestión y optimización de los gastos de viaje de empresa. Pero para ello es necesario: conocer su tipología y posibilidades, seleccionar las que más se ajusten a las necesidades de cada empresa y formarse adecuadamente en su uso.
Aplicaciones de gestión de gastos de viaje
Los instrumentos informáticos que sirven para mejorar la gestión del circuito de reporte y supervisión de los gastos, automatizando el proceso y permitiendo la sustitución del soporte papel por archivos digitalizados de tiques y justificantes, constituyen una de las categorías de herramientas más útiles y potentes.
A través de estas aplicaciones, que pueden instalarse sin ningún tipo de complicación en los smartphones o tablets de los empleados, es posible, entre otras funciones:
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Hacer fotos de justificantes y tiques. En algunos casos con validez legal.
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Detectar automáticamente los datos importantes mediante sistemas de reconocimiento de caracteres (OCR).
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Crear, supervisar y validar notas de gasto.
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Integrar los gastos en la contabilidad de la empresa u otros sistemas de gestión (ERP).
Esta clase de software tiene la gran ventaja añadida de permitir la personalización y la integración con el resto de sistemas informáticos de la empresa. También se pueden aplicar los requisitos de las políticas de gasto de la organización mediante sistemas automáticos de validación y alarma en clase de detectarse errores o incidencias, como exceder de los topes establecidos en las dietas o cuantificar conceptos no considerados por la empresa como gastos reembolsables.
Herramientas de reserva automática
Otra importante categoría dentro de la gestión de gastos de viaje son las herramientas de reserva automática, de gran utilidad porque le permiten al viajero gestionar el mismo nuevas reservas en caso de que se produzcan anulaciones, retrasos u otros imprevistos, siguiendo en todo momento los parámetros marcados por la empresa.
Las principales ventajas de estas herramientas son:
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Permiten generar nuevas reservas cumpliendo siempre con las necesidades de la empresa.
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Priorización de los proveedores con lo que se tienen contratados acuerdos ventajosos o servicios adicionales muy útiles para la organización.
Todas estas herramientas son de gran utilidad y contrastada eficacia para la gestión de los gastos de viajes de empresa. A través de su uso se mejora notablemente la gestión y se ayuda a conseguir el máximo retorno de la inversión (ROI) con la optimización de recursos y el ahorro directo, aumentando también tanto el control como la visibilidad de este tipo de gastos.
Para poder extraer todo el partido y aprovechar el enorme potencial de estas herramientas, es aconsejable formar adecuadamente a los empleados. Aunque se trate de plataformas y aplicaciones generalmente muy intuitivas, sus beneficios se maximizan cuando se alcanza un nivel superior de manejo.
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