Aspectos a mejorar en la gestión de gastos de empresas

La gestión del gasto empresarial es una tarea muchas veces poco valorada pero imprescindible para el buen rumbo del proyecto. Hay que saber identificar cuáles son los problemas para encontrar las soluciones perfectas.

Los gastos dentro de la empresa son muchos y muy variados. Para empezar, podemos ubicarnos en qué son exactamente los gastos de empresa: nos referimos a las salidas o egresos de dinero (en efectivo o cualquier otro método de pago) y a las partidas que disminuyen el beneficio/aumentan la pérdida de una organización. Tan sencillo como esto. También puedes pensar en los gastos de empresa como aquellos que no son gastos directos de producción de bienes y servicios, pero sí son necesarios para que la maquinaria empresarial funcione a pleno rendimiento. 

¿Cuántos tipos de gastos de empresa existen? Muchos, y de hecho según el sector o el tamaño de la empresa aparecerán gastos nuevos. Pero en líneas generales, si hablamos de la aplicación de gestión de gastos en empresa, estos son los que debes controlar:

• Alquiler de espacios. Oficinas, despachos, cualquier inmueble. 
• Materiales de oficina. Gastos de papelería, muebles y todo tipo de productos necesarios para realizar el trabajo. 
• Gastos de viaje. Estos gastos incluyen las dietas y los gastos de desplazamiento (kilometraje), manutención y, en general, todo lo que engloba los viajes por motivos de trabajo. 
• Gastos financieros. Tasas e impuestos, intereses, comisiones bancarias, etc. 
• Gastos de mantenimiento. Estos gastos derivan de la conservación y reparación de bienes inmuebles, propiedades y maquinaria. 
• Gastos de empleados. Los salarios y cotizaciones a la Seguridad Social de la plantilla.
• Gastos de transporte. 

Como ves, ¡hay bastantes cosas a las que prestar atención! Otra forma de dividir los gastos que puede ser útil para la gestión es entre gastos fijos y variables:

• Gastos fijos. Son aquellos que se mantienen constantes y no cambian según la producción o los beneficios de la empresa. Un ejemplo claro es el alquiler: vaya como vaya la compañía, todos los meses tienes que pagar lo mismo por el alquiler de un espacio. 
• Gastos variables. Por el contrario, los gastos variables son los que fluctúan y están vinculados a otras variables del negocio o la producción. Los gastos en materiales, en transporte e incluso los gastos de la plantilla pueden crecer y disminuir según el momento financiero en el que se sitúe la organización. 

Ahora que ya hemos establecido una base sobre qué es la gestión de gastos, es el momento de señalar los aspectos que más comúnmente fallan, nos retrasan y crean caos. También te damos soluciones, que en nuestro caso insistimos que pasan por la digitalización de muchas de estas tareas, como forma de ahorrar tiempo y optimizar resultados. ¿Te interesa? Sigue leyendo. 

¿Qué aspectos fallan en la gestión de notas de gastos?

El primer aspecto a mejorar en la gestión de gastos es la lentitud de muchas tareas y lo costoso de su elaboración. Sobre todo si las ejecutamos de forma manual. Una solución para superar este problema es apostar por una gestión digital de procesos. Otra de las razones para hacerlo es clara: vivimos en la era del teletrabajo, provocada por el Covid-19, ya no trabajamos de forma presencial en la oficina 24/7 y no sabemos si este modelo se va a perder para siempre. Las nuevas formas híbridas de trabajo requieren usar la nube para acceder a la información desde cualquier lugar; las montañas de papeles físicas en tu despacho no son tan fáciles de mover de aquí para allá. 

Otro aspecto a mejorar en la gestión de gastos es el ajuste a los plazos. Si se nos pasa pagar una factura a tiempo nos abocamos a penalizaciones, pérdida de confianza con los proveedores y, si el problema se alarga, el conflicto puede ser mucho mayor. A veces el problema no es la falta de liquidez, sino de orden; para evitar que se pierdan papeles y que nos olvidemos de procesar aquella factura del mes pasado, hay herramientas de gestión de la factura digital especialmente pensadas para facilitar la visibilidad y transparencia en todo el proceso. ¡Pásate a la factura digital! Vivirás mucho más tranquilo/a. 

Y un tercer problema que nos preocupa mucho es la pérdida de información o la falta de ella, que genera confusión. Esto está estrechamente ligado con lo que hemos mencionado anteriormente sobre la organización, que debe ser totalmente escrupulosa y rigurosa para que no se produzcan fallos y, si pasan, afecten lo mínimo a las arcas de la empresa. El ser humano comete errores y es imprevisible; esto es algo bueno, porque por otra parte también somos creativos y desarrollamos ideas que un software no puede encontrar, pero para tareas mecánicas o rutinarias es mejor dejarlo en manos de un sistema perfectamente programado para realizar las tareas de gestión de la información. Así tú, como contable o responsable de Recursos Humanos, puedes dedicar tu tiempo a la supervisión y a otros aspectos que requieren de una mayor imaginación y proactividad. 

El proceso de gestión de gastos en las empresas evoluciona constantemente. Debemos estar al día de las novedades y pensar en las soluciones tecnológicas como aliados, no enemigos, para nuestro trabajo. Así es como conseguiremos optimizar los gastos empresariales y aportar nuestro grano de arena para el despegue del proyecto.