Aunque es habitual planificar los viajes de empresa, siempre existe la posibilidad de que se den diferentes circunstancias no previstas en el plan inicial. A pesar de que algunas situaciones se dan con relativa frecuencia, todavía siguen cogiendo por sorpresa a algunos trabajadores que no se las habían planteado.
Para evitar sustos, una práctica extendida de forma general es la contratación de diferentes seguros; no tan solo para la cancelación del viaje sino por otras circunstancias que pueden acontecer (extravío de equipaje, atención médica por repentina enfermedad en el extranjero, etc).
Pero existen otro tipo de circunstancias que además de no ser esperadas, tampoco pueden ser cubiertas por las aseguradoras. Y de hecho, no tienen una reparación posible e inmediata para aquel que las sufre.
Algunos de estos ejemplos te resultarán familiares:
-
Encontrarse con falta de conectividad en el punto de destino. Una idea frecuente en muchos viajeros es pensar en el destino como una extensión de su propio hogar. Es decir, creer que allí van a encontrarse una situación igual a la que ellos viven diariamente. Y dar por supuesto, por ejemplo, que la misma conexión a internet de la que gozan en su casa la encontrarán durante el viaje. Dada la importancia que puede tener para el desarrollo del trabajo es muy recomendable asegurarse de cuáles son las condiciones que nos encontraremos para evitar así desagradables sorpresas.
-
Toma de decisiones sin autorización. En determinados momentos del viaje podemos encontrarnos con la necesidad de tomar una decisión sin tener atribuciones para ello (como por ejemplo, tener que alquilar un modelo superior de vehículo por ser el único disponible) y quizás no tengamos posibilidad de consultarlo con el superior apropiado. Para ello, es muy importante tener claro dentro de la empresa, cuál es el procedimiento que se deberá seguir y establecer los límites de esa discrecionalidad en la toma de decisiones.
-
Olvido de documentación necesaria para la realización del trabajo. Para la preparación de reuniones en los viajes de trabajo es necesario viajar con documentación, que en buena medida actualmente es digital. Es conveniente llevar más de una copia de la misma en compartimentos separados y tener presente diferentes situaciones que se pueden dar. Por ejemplo, si en una presentación confiamos en consultar una copia en la nube y después no tenemos cobertura suficiente de internet nos encontraremos ante un gran problema.
-
Espacios para trabajar. Otro aspecto importante es tener claro con qué espacios de trabajo podemos contar durante nuestro viaje. Si estaremos en sitios con cierta tranquilidad o con mucho ruido, cuántas horas podremos estar en cada uno de ellos, etc. todo con el fin de adecuar las tareas que tenemos previstas a la realidad que vamos a vivir.
