Los gastos de viaje en la empresa suelen asociarse a una tarea tediosa que se concentra a finales de mes y que afecta a todos lo departamentos. A continuación, te explicamos cómo convertir los datos generados con los gastos de viaje en información valiosa para la toma de decisiones gracias al BI.
El denominador común asociado a la gestión de gastos en el mundo empresarial es la cantidad de datos que se generan en este proceso. Unos datos que pierden valor si no se pueden contextualizar, analizar y convertir en información. Es decir, la clave de obtener una ventaja de competitiva, a nivel de empresa, con relación a los gastos de viaje es sencilla; la digitalización.
Y una vez llegados a este punto la siguiente pregunta es: ¿Cómo podemos digitalizar los gastos de viaje para poder convertirlos en información? Aquí es donde nace la necesidad de contar con una plataforma online de gestión de gastos de viaje que permita, por una parte, la digitalización, y por otra el almacenamiento de los datos categorizados en el cloud. De esta manera, una vez estos datos se transformen en información de una nota de gastos y se integren en el ERP de la empresa ya podemos hablar de conocimiento y no solo datos desconexos.
Por tanto, en este caso, hay dos escenarios vinculados con el concepto de inteligencia empresarial o también conocida como BI. El primero es obtener la información directamente de la plataforma de gestión de gastos. El segundo es contextualizar esta información con el resto de las herramientas BI con las que cuente nuestra empresa. De este modo, añadimos profundidad y sentido a nuestra análisis de los datos.
¿Qué información se puede extraer de la gestión de gastos de viaje digitalizada?
A través de la fecha, tipo de dieta, importes de kilometraje, entre otros campos, podemos llegar a extraer análisis del comportamiento de la flota comercial de la empresa. Es decir, podemos saber información vinculada a la estacionalidad como, por ejemplo, cuánto se gasta nuestra empresa en kilometraje según épocas del año. También obtener información de cuánto puede costar a nuestra empresa el desplazamiento de uno de nuestros profesionales al extranjero y determinar un patrón para saber si ciertas reuniones han sido o pueden ser rentables. En definitiva, datos que se convierten en información y posterior conocimiento para la toma de decisiones de la empresa.
Además, el control de los gastos nos va a permitir determinar si se ha realizado fraude interno, de qué tipo y tomar medidas al respecto.
Por otro lado, si la información obtenida de los gastos de viaje puede cruzarse con el marco de gastos de la empresa de distinta índole la radiografía va definiéndose cada vez más con más exactitud.
Así pues, a través de herramientas que se enmarcan en el BI los gastos de viaje pueden pasar a ser una pérdida de tiempo y dinero a una ventaja competitiva para la empresa.
