Lograr reducir los costes y optimizar los gastos puede ser una enorme ventaja competitiva para una empresa. Para lograrlo sin necesidad de hacer grandes cambio estructurales, se pueden tomar medidas para evitar el fraude interno. Te proponemos una lista de seis buenas prácticas para mejorar la detección y prevención del fraude.
1. Política de gastos y automatización
Para empezar, tu empresa necesita un marco normativo que todos los trabajadores tengan que aplicar. Se trata, por ejemplo, de un código ético, un código de conducta, unas políticas de gastos, etc. Disponer de estos documentos será una buena base para lograr minimizar los casos de fraude interno, pero hay que asegurarse de que estén a disposición de todos los trabajadores, y formarles al respecto.
Es importante trabajar con los equipos locales del mercado para adaptar las políticas de gastos y asegurarse de que la solución elegida pueda configurarse para reflejar los requisitos locales en materia de gestión de gastos. Ante todas estas normas y reglamentos, es muy importante que las empresas revisen su política de viajes y sus directrices con el personal de forma regular conforme se vayan actualizando o, como mínimo, una vez al año.
Gracias a la aplicación de normas de cumplimiento de la política de gastos por medio de un motor de normas, todos los gastos se validan por adelantado conforme a la política de gastos de la empresa y las políticas gubernamentales. Esto permite fijar unos límites para cada tipo de gasto y, si es necesario, aplicar una política o unos requisitos de presentación de información diferentes para cada país.
Con un proceso automatizado, si un empleado introduce un gasto que no se ajusta a la política, la partida en cuestión se identifica inmediatamente.
2. Auditorías
Las auditorías son también una herramienta muy útil, tanto internas como externas. Permitirán a la empresa detectar posibles fraudes que se hayan pasado por algo, pero también factores y situaciones de riesgo, puntos de mejora, etc.
Exigir preaprobaciones permite confirmar si las reservas de viajes —sobre todo de vuelos y estancias en hoteles especialmente caros— se ajustan al presupuesto y a la política antes de realizar las operaciones. Con una solución de gastos automatizada, estas preaprobaciones se podrían utilizar también para autorizar las dietas específicas de cada país.
3. Control de gastos
Implantar programas de tarjetas corporativas permite controlar mejor los gastos y ofrecen numerosas ventajas financieras y operativas. Además, son muchos los tipos de programas de tarjetas disponibles, como es el caso de las tarjetas configuradas automáticamente según las políticas de gastos de la empresa. De esta forma, el equipo financiero puede estar más tranquilo y los usuarios disfrutan de una mayor comodidad y flexibilidad.
La empresa debe disponer de controles, tanto de prevención como de detección del fraude. Son una ayuda muy importante las herramientas tecnológicas que permiten automatizar este proceso, puesto que mejoran su eficiencia considerablemente. Es importante también que las personas al cargo de estas tareas tengan suficiente conocimiento de esta área, que estén cualificados.
4. Formación
Para eso, la formación es clave, como ya se ha mencionado anteriormente. Pero no solo para estos supervisores, sino también para toda la empresa. Todos los trabajadores tendrían que realizar alguna formación sobre prevención de fraude, sea cual sea su cargo. Esto afecta también a los directivos, que serán los responsables de impulsar áreas de control e implementar políticas y herramientas para minimizar el fraude.
5. Denuncias
A veces, cuando un trabajador detecta un caso de fraude interno le puede resultar violento dar parte de ello, por lo que es probable que no tome cartas en el asunto. Por eso también es una buena práctica ofrecer a los trabajadores algún canal que les permita denunciar estos casos de forma anónima.
Además, resulta efectivo facilitar que los empleados actúen correctamente y dificultar que cometan fraude, puede disuadir a la mayoría de los potenciales autores.
6. Agilización de procesos y analítica
Una de las claves para lograr otra buena práctica como es la capacidad de agilizar los procesos de presentación y aprobación con soluciones de alta movilidad consiste en permitir a los empleados introducir recibos, crear partidas de gastos y presentar informes de gastos casi en tiempo real.
Centralizar el proceso de gastos y usar la analítica y los informes de inteligencia de negocios también son otras de las medidas que favorecen la implantación de una política de gastos óptima para una empresa.
