Una buena gestión de la hoja de gastos de viajes de empresa no depende de una sola persona: están involucrados en este proceso el empleado que realiza el viaje, y también el responsable de supervisar y controlar los gastos. ¿Qué puede hacer el supervisor para optimizar esta gestión? Te lo explicamos a continuación.
Aunque cada empresa gestiona las hojas de gastos de una forma distinta, hay una serie de buenas prácticas o consejos que el supervisor puede aplicar para hacerlo de forma más eficiente.
Dedicar suficiente tiempo. Muchas empresas, por falta de medios o de tiempo, hacen una revisión superficial de las notas de gastos, o bien solamente supervisan una muestra. Pero de esta forma, los empleados difícilmente aplicarán las políticas de gastos, ya que a menudo cuando no las cumplan nadie lo notará. El supervisor tiene que tener suficiente tiempo a dedicar a esta tarea, o bien disponer de una plataforma que lo haga de forma automatizada.
Ser flexible. En cualquier empresa, las políticas de gastos tienen que estar muy claras, negro sobre blanco en un documento que los trabajadores puedan consultar, para evitar interpretaciones personales y malentendidos. Pero aún así siempre habrá casos en los que se tendrá que hacer excepciones, por unas circunstancias especiales o no previstas. El supervisor, pues, tiene que ser exhaustivo en el control de la hoja de gastos, pero con un punto de flexibilidad cuando la situación lo requiera.
Tener toda la documentación. Es muy importante para el supervisor contar con todos los tiques o facturas de los gastos reportados por los empleados, ya sea los originales o una copia digital certificada por la AEAT, ya que sin ellos es casi imposible realizar una supervisión correcta. Pero tampoco hay que olvidar otras fuentes documentales, como los resúmenes mensuales que envían muchas agencias de viajes o los extractos bancarios de los pagos con tarjeta. Lo mejor, siempre que sea posible, es disponer de toda esta información de forma integrada.
