En los últimos meses han sucedido varios cambios normativos que influyen directamente sobre la gestión de los gastos de viaje. En el siguiente artículo, pretendemos darte las claves para saber cómo afectan estos cambios a tu empresa.
Como sabrás, en el Real Decreto-ley 16/2013 de 20 de diciembre se aprobaron una serie de medidas con las que se ampliaron algunos conceptos salariales que forman la base de la cotización. Entre otros, se añadieron algunos directamente relacionados con los gastos de empresa, como los gastos de manutención y de kilometraje.
Además, el pasado marzo entró en vigor la nueva norma por la cual es obligatorio presentar a la Seguridad Social todos los conceptos retributivos de las nóminas.
¿Qué implicación tiene sobre las nóminas?
Pues que ahora deben incluirse en las bases de la cotización ciertos conceptos que hasta ahora estaban exentos. Por lo que respeta a los gastos habitualmente relacionados con los viajes de los trabajadores, como cotizables tenemos los siguientes:
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Gastos de estancia: en municipio distinto, exceso del importe justificado
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Gastos de manutención con pernocta, en España: en municipio distinto, exceso de 53,34 €/día
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Gastos de manutención con pernocta, en el extranjero: exceso de 91,35 €/día
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Gastos de manutención sin pernocta, en España: en municipio distinto, el exceso de 26,68 €/día
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Gastos de manutención sin pernocta, en el extranjero: exceso de 48,08 €/día
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Kilometraje: Exceso de 19 céntimos por kilómetro recorrido
Aparte de los límites, conviene notar la importancia del concepto “en municipio distinto”, esto implica que cotizan la totalidad de los gastos de manutención y estancia de los empleados cuando desarrollan su trabajo en el mismo municipio que su lugar de trabajo habitual.
¿Te interesa conocer todos los conceptos cotizables y no cotizables? Descúbrelo en la guía Todo lo que deberías saber sobre dietas y kilometraje.
¿Qué sigue exento?
Respecto a los gastos de viaje, continúan sin cotizar los gastos de locomoción (ojo al límite de 19 cts/km), los gastos de aparcamiento, los de los peajes y los de dietas con los límites mencionados anteriormente.
¿Cómo afecta a los trabajadores que viajan a menudo por trabajo?
Por supuesto, parte de la cotización recaerá en el trabajador. Se calcula que los ingresos percibidos por los trabajadores y relacionados con los nuevos conceptos cotizables se reducirán entre un 6,35 % y un 6,40 %.
La base máxima de cotizacion 2014 se establece en los 3 597 €/mes, que sube un 5 % respecto al 2013.
¿Y a las empresas?
Se incrementan los costes laborales. Pasan a soportar una carga de cerca del 31 % en una base de cotización media a la Seguridad Social.
Cambios administrativos: ¿qué son los ficheros CRA?
Además, estos cambios también afectan a la información que las empresas deben aportar a la Seguridad Social. Desde el pasado marzo, deben usarse los ficheros de Conceptos Retributivos Abonados (CRA) para comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social los detalles de la nómina de cada empleado, independientemente de si se trata de conceptos cotizables o no.
La Tabla T-84 especifica los conceptos que pueden usarse y les asigna un código. Puedes leer más sobre los ficheros CRA aquí.
¿Cómo mejorar la gestión de gastos para adecuarse a las nuevas normas?
Con estos cambios, aparece una necesidad básica: ser capaz de trasladar la información relacionada con los gastos del trabajador a los sistemas que controlan las nóminas y la generación de los ficheros CRA de forma cómoda y eficiente.
Una herramienta como Captio te puede servir para llevar una gestión ordenada e integrar todo el proceso en un único flujo: desde el reporte de gastos hasta la generación de las nóminas.
En el reporte de los gastos de tu equipo, Captio te ayudará a poner orden en la asignación de categorías. Será fácil consensuar un conjunto de ellas y asegurar su uso adecuado.
Cuando se necesite disponer de la información relativa a los gastos de los trabajadores para generar las nóminas o los ficheros CRA, esta podrá pasar directamente de Captio a los sistemas de gestión existentes en la empresa. Una vez en el sistema o módulo de gestión de nóminas, se podrá establecer la lógica para transformar y agrupar las categorías definidas en Captio conforme a los conceptos retributivos de la Tabla T-84.
Por supuesto, sumándole todas las ventajas de las ventajas de Captio para la gestión de gastos, como la eliminación del papel y de las tareas manuales.
