La creación y gestión de la hoja de gastos es un proceso laborioso y pesado, tanto para el trabajador en movilidad que quiere reportar sus gastos como para el supervisor que tiene que administrar ese proceso. Pero existe una solución, que te permitirá convertirlo en un proceso ágil, rápido y eficiente: el software de Captio.
Todo empieza con la generación de un gasto por parte de un trabajador en movilidad. Gracias a Captio, puede fotografiar el tique en el mismo momento desde su smartphone, para que el software procese el documento automáticamente. Por una parte el lector automático de caracteres (OCR por sus siglas en inglés) extrae toda la información sin necesidad de la intervención manual del trabajador. Y por otro lado, la captura realizada está homologada por la Agencia Tributaria, por lo que sustituye a nivel legal al justificante original. Así, el trabajador no tiene que guardar el tique original, que a menudo se extravía, se daña, se borra...
Cuando quiera presentar su informe de gastos, el trabajador simplemente tiene que seleccionar los tiques que desea reportar, desde su móvil o desde su ordenador. Captio generará la hoja de gastos de forma automática y la hará llegar a la persona que lo tiene que supervisar. ¡Así de simple!
En cuanto al supervisor, no se verá colapsado con la recepción de cientos o miles de tiques en papel, enviados por todos los trabajadores, que se tienen que revisar, aprobar, contabilizar y archivar uno a uno. Con la recepción de la hoja de gastos en Captio, dispondrá de un sistema de alarmas que le avisará cuando un tique no corresponda con las políticas de gastos establecidas. La revisión de cientos de justificantes y la aprobación de las notas de gastos se puede hacer con unos pocos clics, ahorrando horas y horas de trabajo.
Las copias digitalizadas de las notas y de los justificantes quedan guardadas en la nube, por lo que no hay que archivarlas, si bien están siempre disponibles de forma fácil y rápida. Y la integración de Captio con los otros sistemas o procesos de la empresa permite ahorrar tiempo y recursos en tareas como por ejemplo finanzas o contabilidad.
¡Prueba Captio y descubre todas las ventajas!
