En julio de 2017 entraba en vigor en España el Suministro Inmediato de Información (SII), el plan de control electrónico de IVA en tiempo real. En este artículo te explicamos cuáles son los retos que ha supuesto y continuará planteando la aplicación del SII en nuestro país.
El SII lleva más de dos años aplicándose, pero este sistema de gestión del IVA que exige que las compañías informen en prácticamente a tiempo real de sus facturas recibidas y emitidas continúa siendo un quebradero de cabeza para muchas empresas.
Al principio, las empresas tenían 8 días para enviar la información a la administración. Este plazo se redujo a la mitad en 2018, lo que supuso un nuevo desafío para las compañías obligadas a cumplir con el IVA en tiempo real. Tienen que incluir los siguientes datos: la fecha y hora de emisión de la factura, la información relativa al emisor y al receptor, así como los importes de la operación y de los impuestos derivados de ella.
De esta forma, el SII ha acercado el momento en el que se registran o contabilizan las facturas al de la realización de la operación económica que subyace a ellas. Hasta entonces, solo se informaba de las facturas en acabar el mes o el trimestre.
Gracias a la tecnología, las empresas llevan su registro directamente desde la sede de la Agencia Tributaria. Para tener una idea del volumen de información que gestiona el Ministerio de Hacienda, debes saber que una empresa como Repsol emite más de 200 millones de facturas cada año.
El Suministro Inmediato de Información no está obligado para todas las empresas, solamente lo es para los sujetos pasivos que actualmente tienen la obligación de autoliquidar el IVA mensualmente, como los inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA) o las grandes empresas con una facturación anual de más de 6 millones de euros anuales.
En sus inicios se estimó que los afectados serían alrededor de 63.000 empresas, que representan el 80 % de la facturación total de los sujetos pasivos del IVA en España. Está previsto que este año el SII sea obligatorio para aproximadamente tres millones de firmas registradas en España.
Retos que plantea el SII
El SII ha supuesto una gran diferencia para las empresas respecto a la gestión del IVA en España hasta entonces. Si quieres más información, te recomendamos nuestra guía gratuita “Todo cuanto debes saber de Suministro Inmediato de Información (SII)”.
Con esta reforma el Gobierno adecua el trámite a las nuevas tecnologías como medida para luchar contra el fraude y aumentar la recaudación. Además de esta actuación, en el mismo Consejo de Ministros también se aprobó otra modificación: la reducción de la cantidad máxima que se puede abonar en efectivo, que pasó de 2.500 € a 1.000 €.
1. Sobrecarga administrativa
La información que debe aportarse mediante el nuevo SII es la que se facilitaba hasta su implantación con los libros de registros, añadiendo información adicional de las facturas. El número de datos puede cambiar de acuerdo al tipo documento. La introducción manual de todo ese volumen de información es un proceso largo, lento e ineficiente, por lo que se hace necesario un tratamiento automatizado de la información.
2. Prevención de errores
Una de las fortalezas del SII es que obtiene nuestros “datos fiscales”, ya que tiene acceso a un Libro Registro “contrastado” y a otro “declarado” con información facilitada por terceros. Por ese motivo, es de vital importancia que la información sea correcta y veraz, descartando errores humanos. Al introducir este gran volumen de información manualmente, es probable que ocurran errores.
3. Cumplimiento de plazos
Para las facturas que se hayan recibido, el plazo para suministrar la información es de 4 días naturales a partir del momento de su contabilización. En cuanto a las operaciones de importación, esos cuatro días naturales se computan desde el momento en el que se produce el registro contable del documento en el que figura la cuota liquidada por las aduanas. Los plazos para reportar, supervisar y contabilizar de gastos son extremadamente ajustados.
4. Registro de las facturas
Otro reto que conlleva el SII es que solo se pueden agrupar en un único registro los tiques de gastos de un mismo proveedor y de un mismo día. También hay que tener en cuenta que todas las notas de gastos y facturas deben emitirse por vía electrónica.
Nuevas validaciones del IVA en tiempo real
A todos esos desafíos, desde el pasado mes de octubre de 2019, la Agencia Tributaria ha incluido nuevas validaciones que han supuesto la necesidad de revisar con más detalles todas las operaciones del SII.
Ahora, el sistema no acepta ningún registro que dé error. Además, cada operación de régimen especial de IVA tienes diferentes claves
El SII y la gestión de viajes de empresa
Antes de la entrada en vigor del Suministro Inmediato de Información, los gastos originados en los viajes de empresa se acumulaban hasta generar un informe que debía ser supervisado y contabilizado en la propia empresa. Era un proceso largo y tedioso ya que involucraba numerosas tareas administrativas y papeleo.
A partir de la implantación del SII, el periodo de tiempo desde la contabilización del gasto hasta su notificación a Hacienda es de 4 días como máximo.
Si una factura no se comunica en ese plazo, la empresa se enfrenta a una multa de hasta el 0,5 % de su importe.
Para ajustarse a la nueva normativa y gestionar los gastos de viaje de manera adecuada, las compañías han tenido que realizar ajustes. Entre ellos, la forma en la que sus empleados en movilidad les remiten sus gastos.
La solución de Captio
La aplicación de Captio ofrece numerosas ventajas entre las que destacan la agilidad en el proceso de gestión de gastos y la integración completa en el sistema contable de la empresa. Con tan solo utilizar un smartphone, Captio captura y digitaliza cada gasto al momento en que se produce. El potente sistema OCR de lectura de Captio extrae automáticamente la información.
El módulo SII de Captio tiene como objetivo facilitar a los usuarios la presentación a la AEAT de la información requerida dentro de las nuevas condiciones legales con la extracción automática de todos los campos necesarios y un proceso integrado y automatizado. De esta forma, se elimina la gestión manual de datos y se garantiza la absoluta corrección de los mismos.
Con Captio todas las etapas del proceso se integran en un flujo perfectamente sincronizado. Gracias a la rapidez en el reporte, en la supervisión, en la comprobación de las políticas de gasto y en la contabilización, se aceleran todas las fases de la gestión de datos.
