Las soluciones de Business Intelligence (BI) amplían sus funcionalidades para facilitar a las empresas una toma de decisiones más rápida y con más fundamento mediante la detección de las cuestiones clave para detectar puntos de mejora en los procesos de negocio y así ahorrar costes. El gran aliado del BI es tecnología móvil. Captio es una aplicación móvil pionera en la gestión de gastos de viaje que permite:
- Sacar inteligencia de los datos: las herramientas BI son la prioridad en cuanto a la implantación de nuevas tecnologías al servicio de los objetivos estratégicos de negocio. Las compañías se ven inmersas en una marea de datos descontrolada de la que resulta complicado extraer la información realmente útil para la gestión del negocio. BI permite una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta ante situaciones inciertas y/o inesperadas con el objetivo de incrementar beneficios, mejorar el servicio al cliente y controlar gastos.
- Identificar los indicadores clave en las hojas de gastos: para conformar el cuadro de mandos básico para valorar su estado y tomar decisiones fundamentadas. Es recomendable elegir los KPIs o indicadores mediante la metodología SMART (eSpecíficos, Mesurables, Alcanzables, Relevantes, acotables en el Tiempo). Decidir con qué objetivo se va a medir la información elegida.
- Formar e informar a los empleados en tecnologías móviles: más allá del conocimiento técnico de las soluciones innovadoras adoptadas por la empresa, debe enfatizarse también la implicación del personal de la compañía. Decidir los recursos tecnológicos que más convienen a la firma, buscar la implicación y comprensión del proceso por parte de los empleados, crear una cultura corporativa que va a ser clave en la eficiencia y el ahorro de la empresa.
- Analizar de forma estructurada los gastos de viaje: ofrece ventajas como gestionar mejor los flujos de caja, reducir el fraude, mejorar las previsiones financieras y optimizar las negociaciones con proveedores mediante la identificación de casos extraños y errores potenciales. Existen herramientas que automatizan el proceso de revisión para poder ser exhaustivo de forma efectiva con todos los casos. El objetivo es llegar a integrar toda la información relacionada con el proceso, que puede ser muy útil cuando se incorpora a la toma de decisiones de la empresa.
- Diseñar una política de gastos de viaje: el objetivo final será la optimización de la hoja de gastos y el ajuste de los gastos de viaje que se produzcan en la compañía. Determinar si se aplicará una solución sencilla o compleja en función del tamaño y presencia de la compañía, establecer unos indicadores para medir el impacto de la política, diseñar un eje estratégico e implantar un calendario, llevar a cabo una actualización permanente y comunicar a los empleados de la empresa de forma adecuada la aplicación de la nueva política.
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