El eje analítico por excelencia en las líneas que conforman una hoja de gastos es la categoría o tipología. Asegurar su inclusión permite analizar la información de una forma agregada.
Un eje analítico común en las notas de gastos es el relacionado con la tipología de los gastos realizados. Cada empresa define esta clasificación en función de sus necesidades y necesidad de granularidad. De esta forma, una organización puede decidir que desglosa los gastos de transporte en categorías muy concretas o las agrupa en una sola tipología. Las necesidades de análisis deberían ser determinadas antes de establecer la categorización.
Sin embargo, establecer esta ordenación no servirá de nada si no se asegura el conocimiento por parte de los trabajadores de la opción que deben usar para cada caso. Sobre todo en situaciones en que se de una categorización amplia es necesario que estos criterios queden claros para los imputadores de gastos. De otra manera, la información se verá adulterada.
Esta información es básica para ser capaz de detectar gastos ocultos y regularlos con el consiguiente ahorro. También sirve para localizar tendencias de gasto, lo que permitirá, por ejemplo, localizar proveedores comunes y emprender negociaciones con ellos siendo conscientes del volumen de negocio que nuestra empresa les está proporcionando.
Tener cada concepto de la hoja de gastos clasificado permite realizar un análisis de bloques de gasto. Analizarlos en profundidad permite encontrar tendencias, evoluciones y en definitiva información para fomentar el ahorro. Un resultado de un análisis de bloques podría aportar información sobre proveedores habituales, y a su vez, proporcionar información indispensable para llevar a cabo una buena negociación con ellos.
Además, puede obtenerse más que información útil para la parte económica, como por patrones de trabajo o situaciones comunes de gasto. Esto resulta particularmente útil en el caso de tratar con trabajadores desplazados fuera del país. El análisis de bloques puede permitir proporcionarles información sobre proveedores recomendables en relación a información contrastada por sus propios compañeros de trabajo.
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