Como siempre, uno de tus aliados al organizar un viaje, también los viajes de negocios, es el tiempo. A continuación, hemos hecho una lista de requisitos para tener un buen viaje, en todos los sentidos.
Por una parte, debes preparar el viaje de negocios con una actitud positiva que te lleve a aprovechar la experiencia y, por otra, organizarte bien para aprovechar al máximo el tiempo. Para conseguir estos objetivos te facilitamos los siguientes consejos:
1/ Debes intentar tener controlados, apuntados en tu agenda, los posibles viajes de negocios a un año vista. Piensa que cuanto antes calendarices tus viajes mayor capacidad de reacción y organización vas a tener.
2/Verifica que el hotel y lugar de destino van a tener todo cuanto necesitas para trabajar. Sobretodo debes tener en cuenta la distancia del hotel, tu segunda casa durante el business travel, de las oficinas o lugar de trabajo en tu destino. También las formas de transporte tanto público como privado, taxis. Por otra parte, no te olvides de verificar que tu hotel tiene servicios básicos como WIFI. Recuerda que hay hoteles con centros de trabajo que te van a proporcionar más tranquilidad para trabajar. Además, hay varios hoteles que ofrecen paquetes para garantizar un mayor descanso a sus clientes. Es el caso, por ejemplo, de los hoteles de la cadena española Fontecruz, que ofrecen una variada carta de almohadas y la tarifa siesta, donde se puede descansar en una habitación durante la tarde. Otra opción es la de la cadena Westin Hotels & Resorts, propietaria entre otros del Hotel Palace de Madrid, que tiene previsto dotar sus habitaciones con un sistema de bombillas azules para que sean más acogedoras, además de otros detalles para poder dormir de forma más rápida y placentera, como sonidos de lluvia o de mar, o una guía de meditación sobre el sueño.
3/Sobretodo ten lista la documentación necesaria. Es decir desde documento de identidad y pasaporte al día, visado -si es necesaria-, hasta otros papeles que pueda requerir tu viaje, como invitaciones, tarjetas de presentación de la empresa, o presentaciones de producto.
4/Consulta tu lista de contactos. Además de la documentación, es hora de revisar la persona de contacto en el lugar de destino. De ser posible, comunícate con ella antes del viaje para ultimar detalles de tu viaje.
5/Organiza tu equipaje. La norma número uno es, si es una viaje de negocios, lleva ropa adecuada para los negocios. Así que no te olvides de respetar el dress code en tus reuniones de trabajo. Además recuerda que tienes que ser práctico. No lleves más ropa de la que necesites. Por cierto, para este tipo de viajes lo ideal es la maleta de material blando, que no pesa demasiado y que es fácil de llevar. Es indispensable llevar en nuestro equipaje de mano o en un bolsillo, cosas como nuestra agenda, el teléfono, los contactos, la dirección del hotel, el teléfono de la compañía de taxis, el pasaporte y toda la información necesaria para evitar imprevistos.
6/ Otros consejos útiles. También es recomendable llevar alguna cantidad de dinero de la moneda local, si el viaje es al extranjero, o bien dólares. Por otra parte, recuerda que utilizar una solución digital para la gestión de gastos te va a facilitar esta tediosa tarea. Por último, hay que tener en cuenta las nuevas medidas de seguridad de los aeropuertos.
