El protocolo de actuación una vez se ha detectado algún tipo de fraude interno o irregularidad al auditar una hoja de gastos es el siguiente.
Faltas leves
Si la falta es leve, o sea, se trata de un fraude o de algún tipo de desajuste con la política de gastos de la empresa de una cuantía menor, los pasos a llevar a cabo son los siguientes:
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Se envía un correo electrónico al empleado que ha cometido la infracción informándole del problema e instándole a la corrección de dicho fraude.
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Si el propio software puede corregir o reparar este pequeño fraude o desajuste se realizar la reparación, comunicando previamente por teléfono al empleado la infracción cometida.
Faltas más graves
En el caso de infracciones que, ya sea por ei importe defraudado u otras circunstancias, no puedan considerarse tan leves o bien no es posible su corrección automática se debe actuar de la siguiente forma:
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El gasto es rechazado.
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Se avisa también por e-mail al infractor, pero poniendo en copia a sus managers y supervisores y superiores directos para que estén al tanto de las infracciones cometidas y, en consecuencia, tomen las medidas adecuadas.
Todas estas actuaciones se realizan de acorde a lo tipificado en las políticas de viajes de cada empresa.
El software de detección de fraudes más
avanzado, puede reparar
en el acto las infracciones leves,
sin necesidad de realizar ninguna acción más
Es importante y útil mantener un fichero con el historial de cada empleado en el cual figuren tanto las infracciones cometidas como su tipología.
La mayoría de softwares de gestión de notas de gasto disponen de una histórico de infracciones que permiten extraer un reporter todos los meses con el listado de las mismas. No obstante, es recomendable que, de forma externa a este programa, se cree un archivo tipo excel a modo de control de estas irregularidades.
El motivo de crear e ir actualizando un archivo informático independiente de la aplicación específica de gestión y detección de fraudes es que, en la práctica, es más útil, seguro y fiable, puesto que por cambios en la política de viajes a empresa a veces determinadas infracciones dejan de serlo. De esta forma, mediante un archivo exterior es fácil tener una lista siempre actualizada y acorde a la nuevas directrices corporativas.
Para el presente post, hemos contado con la ayuda de:
Controller con más de 10 años de experiencia en el sector de la tecnología médica y colaboradora habitual de Forum Business Travel
