La gestión de los gastos de representación de las empresas sigue, a día de hoy, siendo un proceso poco optimizado en la mayoría de empresas. Los papeles, los sobres con tiques y las notas de gastos picadas a mano continúan siendo de uso común.
Cualquiera que se haya visto en la necesidad de tener que redactar una hoja de gastos interminable después de volver de un viaje de negocios, con decenas de tiques en la cartera y sin tener demasiada idea de qué es cada cosa será consciente de los problemas que plantea el papel en el escenario de los gastos de viaje.
Si en algún momento te has preguntado si existe una forma mejor de gestionar los gastos de representación, te alegrará saber que sí que existen soluciones que sacan provecho de las nuevas tecnologías y de los dispositivos móviles para facilitar este proceso. 
Estas plataformas permiten dejar atrás el papel como parte integral del proceso de gestión de gastos de empresa, llevándolo al mundo digital y haciendo posible la automatización de muchas tareas que antes debían realizarse manualmente.
Juegan un papel clave los dispositivos móviles (smartphones o tablets), que actúan como puerta de entrada al mundo digital para los gastos. Capturando la imagen del justificante y subiéndola a la nube, el papel deja de ser necesario en todos los aspectos, también en el legal.
Este cambio de paradigma aporta beneficios tanto para el trabajador que reporta gastos, como para la empresa, que debe gestionarlos. Éstos son los principales.
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Ahorro de tiempo por parte del trabajador en generar sus hojas de gastos.
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Facilita el trabajo del supervisor, ya que la información puede ser pre-procesada para validarla más fácilmente.
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Tiempos de aprobación y reembolso más cortos.
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Mejora de la productividad y satisfacción de los trabajadores, descargandolos de tareas administrativas.
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Se evita el papel, haciendo más fácil el almacenamiento de los justificantes y se evitan pérdidas de los mismos o su deterioro.
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Mejor control de los errores y reducción de las situaciones de fraude y gasto abusivo.
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Acceso a las herramientas de gestión desde cualquier parte, incluso durante el propio viaje.
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Se hace posible una visión global de los gastos de los equipos de trabajo, facilitando acciones de ahorro y mejora del programa de viajes de la empresa.
A pesar de las ventajas de la automatización, en 2013, un 55% de las notas de gasto seguían realizándose en papel. Una cifra elevada, considerando el grado de digitalización de otros procesos y la tasa de penetración de smartphones y tablets en el mundo de la empresa. De cualquier modo, el crecimiento en la implantación de herramientas para la automatización de gastos de empresa indica una tendencia clara hacia la digitalización del proceso.
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