Mejorar el proceso de gestión de gastos de viaje y de los gastos de dietas y kilometraje trae ahorros en varios ámbitos, no todos patentes a primera vista. La transformación del proceso no sólo permite hacer más efectivas tareas que ya existían, sino cambiar radicalmente o incluso eliminar algunas de ellas.
Transformar los procesos de gestión de gastos de viaje mediante una herramienta especializada trae diversas ventajas en diferentes puntos del proceso. El primer ahorro que se produce, viene en el momento de la imputación de gastos. Dado que un proceso costoso, como es la redacción de una nota de gastos, se automatiza, se gana ese tiempo previamente dedicado a tareas administrativas.
El segundo punto de ahorro, también debido a la automatización de tareas, viene en la parte de supervisión de los gastos. Los supervisores reciben las notas de gasto con la información previamente tratada por Captio. Ésto significa que cada gasto, antes de llegar al revisor, ha pasado por una comprobación automática de la nota de gastos. El trabajo del revisor se ve reducido en gran medida, teniendo únicamente que mediar en los casos conflictivos.
Otro flanco de ahorro es el debido a la reducción del fraude. Controlar gasto a gasto automáticamente permite disminuir en un porcentaje altísimo los casos de fraude en los gastos de viaje. Por otra parte, al cuajar una sensación de mayor control, se reduce la voluntad de intentar colar un gasto o hinchar la nota de gastos.
Por otra parte, el material e infraestructura requerida para la gestión del proceso se ve reducido. Por supuesto, se gasta menos papel, pero es que, además, la digitalización permite ahorrarse los metros cuadrados destinados al archivo físico donde se almacena para fines administrativos y legales.
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