Un estudio realizado por la empresa de gestión documental OpenKM desvela que los empleados invierten más de un 36 % de su jornada de trabajo a buscar información relevante para desempeñar sus funciones. Si quieres saber cómo utilizar la gestión electrónica de documentos para ahorrar tiempo, sigue leyendo este artículo.
Según este informe de OpenKM, cada empleado dedica exactamente 67 minutos diarios a buscar información, lo que en una pyme de unos 20 empleados supondría unos 1.300 minutos diarios dedicados a buscar documentos. En el análisis también se afirma que el 90 % de los archivos consultados a diario se manipulan sin ningún tipo de gestión adecuada.
Por el contrario, aplicando sistemas de gestión correctos, esta misma empresa podría ahorrar hasta 150 horas de trabajo por cada departamento, lo que equivaldría a un total de 1.200 euros anuales, aumentando así la productividad laboral.
Si sigues los cuatro consejos que te indicamos a continuación, agilizarás de manera importante la gestión de documentos sin necesidad de utilizar ninguna herramienta específica para ello:
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Guarda y organizar las carpetas de la empresa en un lugar común centralizado, que sea accesible para los empleados. Así se evitan documentos duplicados y facilita su accesibilidad de forma rápida. Estos deben estar clasificados por un sistema que haga eficiente su búsqueda, siendo fácilmente aplicable analizando la estructura de la empresa.
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Haz accesibles a los empleados sólo los documentos relacionados con su actividad. No es necesario que todo el personal tenga acceso a todos los documentos ni del mismo modo. Se puede dar acceso solo a visualizarlos, no a editarlos, siendo tarea de los responsables correspondientes. Así también aumentarás la seguridad y la confidencialidad de los datos de la empresa.
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Cuando los empleados reciban un documento por email deberán copiarlo y guardarlo en su carpeta correspondiente, según el orden y el sistema establecidos. Estar digitalizado permite que se pueda distribuir el documento por correo u otras herramientas.
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Al generar un nuevo documento, se deberá guardar en su lugar correspondiente. Puede ser muy práctico aplicar metadatos para que la información está estructurada. Estos metadatos deben describir el contenido y, con una categorización adecuada, agiliza enormemente encontrar los documentos.
Si además de aplicar los consejos que acabamos de indicar, utilizas un sistema de automatización de la gestión documental y de procesos, tu compañía se beneficiará de las siguientes ventajas:
Reducción del uso de papel: al tener toda la documentación archivada en formato digital eliminarás todo el papel innecesario y podrás acceder a toda la documentación de forma rápida y sencilla. Actualmente, estamos en un momento de transición en que las nuevas tecnologías van sustituyendo el papel pero aún tenemos reductos. Si nos envían una factura en formato físico, ese papel se habrá creado igualmente aunque la escaneemos y guardemos digitalmente.
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Gestión ágil de la información: los sistemas de automatización te permiten guardar todos los documentos de tu empresa en un lugar centralizado y de manera organizada, segura y accesible con un solo clic. Normalmente, estas plataformas de gestión documental cuentan con potentes herramientas de búsqueda con filtros gracias a los cuales puedes acceder a cualquier documento de forma rápida y sencilla.
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La documentación es accesible para múltiples usuarios al mismo tiempo: con los sistemas de automatización de la gestión documental los usuarios pueden acceder a la información en función a sus privilegios.
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Trazabilidad y seguridad: el perfil y tipo de acceso de cada uno de los usuarios determinarán quién puede acceder a determinados documentos y cómo puede acceder a ellos, como por ejemplo, en modo de edición o de lectura. Gracias a la trazabilidad de los archivos y documentos podrás conocer quién los ha consultado y cuándo lo ha hecho, al mismo tiempo que permite saber si en esa consulta dichos documentos fueron modificados o enviados.
Los protocolos mínimos de seguridad en estos sistemas establecidos pasan por la necesidad de que los documentos estén almacenados en servidores reconocidos internacionalmente, además de que se realicen copias de seguridad periódicas.
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Un total control de las versiones de los documentos: cualquier acción que se realice en un documento e implique una modificación, genera automáticamente una nueva versión del documento. De esta forma es posible consultar versiones antiguas al estar asociadas a la última versión del documento.
Además, la reducción en el gasto de papel es un ahorro aunque comporta otros relacionados con los procesos manuales que a menudo conllevan errores. El almacenaje, la búsqueda y el mantenimiento del papel tiene costes —también en espacio— que se suprimen si se digitalizan. Su automatización, además de una mejor eficencia, también permite la reducción de errores que pueden costar dinero a la empresa.
Hoy en día, cualquier transacción genera un respaldo documental que debe ser almacenada eficientente y, sobretodo, de forma segura para que las plataformas de gestión documental facilitan todo esto y siguen evolucionando. Probablemente, algún día serán la única manera existente de guardar documentos.
