La coyuntura económica de los últimos años ha obligado a muchas empresas a reducir considerablemente la cuenta de gastos de viaje y representación. El reto de las empresas es que los viajeros de negocios, a pesar de desplazarse más modestamente, no bajen su rendimiento. Algunas formas de conseguirlo pueden ser la siguientes, en función de:
- Destino: dirigir a los respresentantes hacia ciudades menos costosas. Muchas veces no se puede elegir el destino, puesto que deben adaptarse a las sedes de clientes o conferencias que se van a visitar. Pero se debe aprovechar todo lo posible el margen de maniobra respecto a la ubicación.
- Desplazamientos en avión: el ahorro más destacado es el que se obtiene de elegir unos proveedores preferenciales y negociar buenas tarifas. Las pequeñas empresas que todavía no han establecido un proveedor preferencial es aconsejable que vayan más allá de los sitios online de reserva para consumidores y consultar compañías aéreas que no aparezcan en buscadores agregados. También proporciona una buena parte de ahorro decidir la clase en que viajará cada trabajador. La política de viajes de la empresa debe dejar claro cuándo deben viajar en primera clase, turista o económica, en función de criterios como la duración del vuelo. Es recomendable limitar la cantidad de vuelos en primera clase para ocasiones muy especiales.
- Alojamiento en hoteles: son el lugar donde los trabajadores reservan al margen del mecanismo de reserva de su empresa (más del 40%, según un estudio de 2012 de PhoCusWright). La medida más obvia es olvidarse de los hoteles de lujo, así como la elección de un proveedor preferencial y negociar las tarifas. En este sentido, se pueden incluir conceptos como el desayuno, el wifi o el aparcamiento. Informar a los trabajadores de que dispondrán de estos extras para que los sepan aprovechar y puedan colaborar a mejorar la política de la empresa.
- Las comidas y gastos imprevistos: en ocasiones, las comidas caras son inevitables para construir buenas relaciones con clientes y proveedores. Pero estas deben ser la excepción, no la regla. El resto de comidas, las que no constituyen una reunión de relaciones públicas, deben ser lo más ajustadas posible. Para conseguirlo, es útil poner un límite presupuestario para comidas ya que, así, todo lo que se gaste en las comidas 'spendy' deberá restarse del resto. La vigilancia sobre el concepto de gastos imprevistos también debe ser más estricta, y que no incluyan conceptos superfluos como películas en la habitación o el mini-bar del hotel.
- La evaluación de los viajes: cada compañía debe evaluar el ROI de los viajes de negocios. Muchas veces, cuando se evalúan las ganancias que se han obtenido de las reuniones, éstas son mucho mayores que el coste de los viajes. Cuidar las relaciones cara a cara tiene una importancia fundamental. Simplemente es cuestión de valorar cómo los viajes se pueden desarrollar de modo más austero con la suma de pequeños cambios que, sumados, conllevan un ahorro considerable.
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