Los trabajadores del departamento comercial de las grandes empresas, a menudo, se encuentra realizando tareas más propias de los trabajadores del departamento administrativo.
Por lo general, los comerciales realizan, mensualmente, una hoja de sus gastos generados por sus viajes de negocios. Se calcula, que la media de tiempo empleado por cada trabajadores para realizar esa nota de gastos es de una hora. Esta tarea, además de resultar tediosa para quien la realiza, haciéndole sentir que está perdiendo el tiempo, no aporta productividad ni valor a la empresa.
Los comerciales ya tienen bastante trabajo organizando sus visitas, cogiendo taxis, trenes o aviones, como para además estar preocupados por conservar todos sus tiques en perfecto estado, evitando que se borre la tinta o que algún tique se quede en un bolsillo acabando en la lavadora, etc.
Con el uso de Captio todo este proceso manual se simplifica, gracias a que automatiza toda la gestión de gastos de viaje, identificando los datos del tique y detectando aquellos que no se ajustan a la política de gastos de la empresa. El trabajador puede capturar el tique mientras espera que le devuelvan el cambio en el restaurante y olvidarse.
Luego, cuando a final de mes llega el momento de realizar la nota de gastos, todos los justificantes están perfectamente archivados en la nube. Eso permite que con un sólo clic, el informe de gastos se envíe automáticamente.
La automatización del proceso supone un gran ahorro de tiempo y recursos para el comercial o trabajador en movilidad. Además de la comodidad que aporta el hecho de que haciendo una foto con el smartphone uno se olvide de los tiques, también aumenta el control y la visibilidad sobre los gastos de empresa, evitando el fraude.
Los documentos digitalizados por Captio tienen la misma validez legal que los justificantes originales, gracias a que Captio está homologado por la Agencia Tributaria. Gracias a ello, todas las gestiones de gastos de viaje se pueden realizar de forma digital sin preocuparse por los documentos originales. Y además, los datos generados se pueden integrar a la contabilidad general de la empresa.
