El retorno de inversión para la implantación de una herramienta especializada de gestión de gastos (de viaje, de dietas y kilometraje...) es un cálculo sencillo y un buen ejercicio a realizar. Tener en mente cuánto y en qué tiempo se puede ahorrar debería ser uno de los principales motores de venta interna del proyecto.
La mayoría de costes relacionados con el proceso de gestión de gastos de empresa son muy visibles y fáciles de cuantificar.
Mucho de los costes asociados al proceso de gestión de gastos son fáciles de detectar y cuantificar
En una primera capa están todas las personas en la empresa que generan y reportan gastos. Dependiendo de lo establecido en la empresa, la periodicidad del proceso varía. Es habitual que los gastos se reporten mensualmente. Luego, para cada reportador de gasto, hay que establecer un tiempo medio para generar su nota de gastos. Una cifra para tomar en referencia es alrededor de la media hora. Finalmente, hay que tener en cuenta el coste/hora de ese trabajador para la organización. Multiplicando estas tres cifras se obtiene el coste del reporte de gastos en la empresa.
Falta ahora una segunda parte, la revisión. Ésta es también una fase integral del proceso. Aquí suele haber menos personas implicadas, pero al ser habitualmente figuras de responsable de área, equipo, o similar, el coste/hora suele ser mayor. La multiplicación aquí también resulta sencilla, número de notas de gasto al mes por tiempo medio dedicado por coste/hora.
A partir de aquí, los factores adicionales para añadir al cálculo del ROI varían mucho en función de la organización. Varía mucho, por ejemplo, la incidencia del fraude en los gastos de empresa. También existen casos en que hay capas de comprobación y aprobación duplicadas, con el consiguiente aumento de costes. Hay que tomar en cuenta estos factores intrínsecos de cada organización.
El ROI de este tipo de proyectos se sitúa entre el 80 y 150%
Típicamente el ROI del proyecto suele entrar en cifras entre el 80 y el 150%. Además, los paybacks habituales se sitúan entorno a los 3 meses a partir de la finalización de la implantación.
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Créditos Fotográficos: Stuart Miles en FreeDigitalPhotos.net
