En un entorno como el actual, en que cada hora y cada euro cuentan, las empresas están inmersas en una carrera para hacer más con menos. Apretar cada tuerca para mejorar la eficiencia de procesos en la gestión de gastos de viaje y de dietas y kilometraje es importante para competir en las mejores condiciones.
Para triunfar en un entorno competitivo, una de las máximas importantes es centrarse en el negocio de la empresa y hacerlo lo mejor posible. Sin embargo, y en contradicción, las empresas deben llevar a cabo habitualmente una serie de procesos necesarios en su día a día.
Centrarse en el negocio, no en las tareas a su alrededor
Se trata de tareas que no aportan un valor directo a la empresa pero que son pasos más en pos de un objetivo. Reservar unos billetes para un vuelo, pagar un alquiler o gestionar los gastos de los viajes son ejemplos de pequeñas cosas que no aportan un gran valor a la empresa pero que, sin embargo, son necesarias para su desarrollo día a día.
Una de las posibilidades para enfocar este tipo de tareas es externalizar. Sin embargo, hay procesos tan integrados en la naturaleza de la empresa que resulta difícil tomar esta decisión. La opción, por tanto, debe ser hacerlos de una forma tan eficiente que el gasto en recursos dedicados sea mínimo.
Podemos tomar el ejemplo de un agente comercial . Su actividad base es vender. Si no está vendiendo, está perdiendo una potencial oportunidad con su consiguiente coste. Por eso, reducir el tiempo que debe gastar en tareas burocráticas - como redactar su hoja de gastos- es útil y debe ser prioritario.
Además del coste de oportunidad, está el coste que tiene dedicar al comercial a hacer esa tarea administrativa que no aporta valor a la empresa. Si se tiene en mente que redactar la hoja de gastos es una tarea que cada mes (al menos), cada miembro del equipo comercial realiza, se puede hacer un rápido cálculo mental para saber la cantidad de recursos que la empresa está destinando a trabajo de segunda utilidad.
¿Cuánto tiempo debe un Director Comercial, un Responsable de Departamento o un Jefe de Proyecto dedicar a revisar y aprobar gastos?
El mismo razonamiento es aplicable a los demás roles implicados en el proceso. ¿Cuánto tiempo debe un Director Comercial, un Responsable de Departamento o un Jefe de Proyecto dedicar a revisar y aprobar los gastos que le reporta un miembro de su equipo? ¡El mínimo posible!
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