Puede que, actualmente, tu empresa o negocio esté realizando una gestión aceptable en lo que respecta a los gastos de representación. Hasta es posible que sea incluso buena, pero recuerda que todo en la vida es mejorable y no hay actividad en la que no se puedan encontrar ciertos errores a subsanar u oportunidades de mejora.
En este artículo, recopilamos 6 claves para dar un salto cualitativo de bueno a excelente en una cuestión tan importante para ahorrar costes como es la gestión de los habituales y numerosos gastos de representación.
1) Automatizar la gestión
Si tu empresa todavía utiliza el papel y la recopilación manual de tiques y facturas es evidente que su margen de mejora en este aspecto es todavía muy grande.
Pero aun en el caso de que ya se esté utilizando algún software de automatización de la gestión, siempre se puede dar un salto adelante mediante la potenciación e integración del proceso con el resto de departamentos o áreas de la empresa. Recuerda que hoy en día es posible:
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Eliminar completamente el uso del papel, siempre que se utilice un software homologado por la Agencia Tributaria. De esta forma, los archivos digitales se convierten en el único soporte para gestionar todos los gastos y procesos contables de la empresa, ganándose en eficacia y eficiencia y cumpliendo taxativamente con los requisitos normativos.
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Integrar los gastos de representación con el sistema de contabilidad centralizado de la empresa (ERP) o con Recursos Humanos (RRHH).
2) Mejorar la política de gastos
No es suficiente con elaborar una política de gastos. Se debe determinar exhaustivamente cuánto y en qué puede gastar el dinero de la empresa un empleado, diferenciando entre los diversos conceptos, países e, idealmente, estableciendo también distinciones por departamentos, clientes e incluso proyectos.
Una cuestión básica es el grado de cumplimiento de dichas políticas, aspecto en el que la automatización de gestión juega un papel fundamental.
Con la implantación de un software de gestión de gastos se puede lograr fácilmente un 100 x 100 de cumplimiento de las políticas y normativa de la empresa. Con la programación adecuada, el sistema se encarga de detectar cualquier irregularidad (como por ejemplo, que se sobrepase el tope establecido para una pernoctación), comunicar la incidencia al profesional y a su supervisor y ejecutar la sanción establecida, normalmente el no reembolso de la cantidad excedida.
3) Fomentar la concienciación y el ahorro entre los empleados
Son los propios empleados que realizan algún tipo de actividad de representación (cenas con clientes, invitaciones a actividades de ocio, regalos, etc.) los profesionales más capacitados para valorar si hay una necesidad de realizar ese gasto y si el beneficio que se puede obtener vale o no la pena. Ellos tienen la llave del ahorro, por lo que la empresa debe fomentar esta actitud a través de la formación adecuada, la motivación y potenciando la identificación con la empresa y sus valores.
4) Investigar adecuadamente y anticiparse a la contratación de servicios
Actualmente, en Internet hay una tremenda competencia entre los proveedores de servicios de viajes, organización de eventos corporativos y otras actividades. Esto se traduce en la salida al mercado de ofertas muy interesantes que no se pueden dejar perder, aunque para ello se necesita invertir el tiempo necesario en investigación, comparación y, sobre todo, contratarlo todo con la mayor antelación posible.
5) Análisis de los datos históricos
Otro aspecto fundamental. Un buen análisis de los gastos ya realizados en el pasado por una empresa puede generar grandes ideas para ahorrar costes y conseguir ofertas ventajosas con los proveedores que más se utilizan. Existe la creencia, generalizada en muchas empresas, que este tipo de análisis es complejo y costoso, ya que precisa de una gran inversión en personal y horas de trabajo. Esto es del todo incierto hoy en día, ya que la gestión digital de los gastos incluye funciones totalmente automáticas de análisis y generación de informes y conclusiones.
6) Desgravar todo el IVA que corresponda
Muchas empresas no se desgravan todo el IVA al que tienen derecho por no disponer de los datos de gastos con cada proveedor o por problemas de organización de los tiques y facturas. En realidad, esto es consecuencia directa de una gestión inadecuada o insuficiente de los gastos de representación, generalmente por no haberse implantado un nivel suficiente de automatización de los mismos.
La mejora de la gestión de los gastos de representación supone el ahorro de muchos euros, la consecución de una mayor eficiencia empresarial y contable y hasta la mejora del ambiente laboral, la comunicación y el compañerismo entre los empleados y distintos departamentos.
Como hemos visto, la implantación o potenciación de un sistema de automatización de gastos, integrándolo al máximo con los departamentos de marketing, ventas, RRHH o el ERP de la empresa es el método más rápido y eficaz de elevar el nivel de la gestión de bueno a excelente.
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