Las políticas de gasto regulan todos los ámbitos relacionados con los gastos de viajes de empresa. Establecen las directrices que básicamente dicen en qué y cuánto puede gastar un trabajador que se encuentre viajando por negocios.
Normalmente el Departamento de Finanzas tiene mucho que decir sobre el tema, aunque a menudo están también involucradas otras secciones como Recursos Humanos.Ahora bien, no todas las empresas disponen de una política de gastos adecuada a sus necesidades. Las hay que pecan por defecto, a veces las empresas de menor tamaño no disponen de ningún documento que regularice y haga oficiales todas esas reglas que el equipo conoce y que forman parte en cierto modo de la cultura de empresa. En el caso opuesto nos encontramos con políticas de gasto sobrecargadas, extensas y complicadas que resultan difíciles de aplicar y controlar.
La política de gastos es muy particular de cada empresa, y debe reflejar su realidad. Disponer de una buena política es básico para articular los procesos de gestión de gastos de viaje. A continuación ofrecemos unas recomendaciones para tener en cuenta para su creación (o para una puesta a punto).
Un buen propósito en el momento de crearla es tratar de ser claro y conciso. Empieza por preguntarte cuáles son las situaciones de gastos más comunes en tu empresa y dónde suele haber problemas. Para estructurarla, piensa en usar secciones, separa gastos de alojamiento, de restaurantes, kilometraje… El objetivo es hacer que sea lo más fácil de seguir y de recordar posible.
Una sección interesante a incluir es una de qué gastos no son reembolsables o bien una de “casos conflictivos” típicos de la empresa. Respuestas a preguntas como “¿Cuál es la política de empresa sobre consumir alcohol durante las comidas?” y la que a menudo sigue “¿Y si me llevo a comer a un cliente?”.
Algo que también se debería incluir son los detalles formales relacionados con el proceso de reporte de gastos. Establecer periodos de presentación de las notas de gastos, necesidad de aportar comprobantes (y cómo actuar en caso de pérdida), formatos a seguir, figuras clave…
Hay que tener en cuenta que la creación de una política de gastos no resultará de gran ayuda por sí sola, hay que crear los mecanismos de control adecuados. La implantación de una política de gastos incluye también definir los responsables de la comprobación de su cumplimiento y decidir qué medidas se van a tomar para asegurar su cumplimiento.
Aparte de la indudable necesidad de establecer una política de gastos para las finanzas de la empresa, también brinda un marco de control y argumentación en caso que haya algún problema con el reembolso de los gastos. Tanto el trabajador que solicita el reembolso como el supervisor que lo debe aprobar estarán más cómodos si sienten que se mueven en un entorno bien regulado.
