Ya lo dice el dicho, “más vale prevenir que curar”. Dejar todo listo antes de partir de viaje de negocios nos evitará problemas y facilitará nuestro regreso a la oficina. Para una buena organización debemos tener claro cuáles son las tareas prioritarias, intentando dejar el mínimo por hacer y planificando cómo gestionaremos las que pensemos hacer durante nuestro viaje.
A continuación te facilitamos los pasos básicos a seguir antes de partir de viaje de negocios. ¿Preparado?
- Hazte una checklist (lista de tareas) de aquello que debes hacer antes de irte y aquello que te quedará pendiente. De esta manera, organizarás mejor tu tiempo y los quehaceres. También te ayudará a ver qué actividades puedes desarrollar durante tu viaje (llamadas, escrito, etc.) y aquellas que debes realizar en la oficina (reuniones, etc.). Además nos ayudará a recordar aquello que nos queda por hacer a la vuelta.
- Planifica y deja todo ordenado. Ya lo dice el Feng-Shui que ordenar es esencial para mantener la energía. El desorden crea caos y con ello malestar, olvidos y confusión. Dejar a la vista lo importante nos facilitará retomar nuestra rutina habitual al volver, dará una idea más limpia de ti a los compañeros y te proporcionará una sensación interna de alivio.
- Advierte de tu marcha programando un mensaje informando de las fechas en las que no te encontrarás en el despacho. Resulta sencillo y útil. También deberías advertir a los compañeros de trabajo que se pueden ver afectados laboralmente, sea porque deben desempeñar alguna de nuestras funciones o porque nuestras tareas se complementan.
- Deja un contacto encargado. Depende de las necesidades de la empresa, sería conveniente redireccionar tu mail a una persona que se quede encargada durante tu viaje. En muchos casos será útil dejar el nombre y contacto de otro trabajador en el mail de ausencia.
- Configura los correos que necesites en el smartphone que viaja contigo.
- Sigue conectado. En caso de viajar a otro país donde no se nos permita activar el roaming deberías verificar con el proveedor que la emisión y recepción de las llamadas y datos está activada. Sea como fuere, hoy en día la tecnología nos deja acceder fácilmente a áreas wifi y mantenernos comunicados.
- “Quien mucho abarca poco aprieta”. No te lleves más trabajo del que siendo realista podrás realizar durante tu ausencia.
¡Buen viaje y mejor vuelta!
