El procesado de los tickets es una técnica laboriosa y manual por lo que es muy fácil caer en el error. El papel del revisor es pues indispensable para reducir, minimizar y/o optimizar los gastos de viaje de la empresa.
Para conseguir una mayor eficacia, el revisor debe comprobar uno por uno los tickets, verificando que las cantidades y el importe en la hoja de gastos se correspondan y que, además, cumplan la política de gastos.
Este proceso requiere de tiempo por parte del revisor, sobre todo si tiene un volumen elevado de personas a su cargo. Por ejemplo, un revisor que tenga 50 trabajadores a su cargo puede estar barajando unos 1.000 tickets al mes, con el trabajo y tiempo que esto supone. Por este motivo, muchos revisores deciden trabajar por muestreo, eligiendo para revisar unas muestras aleatorias cada mes. De ese modo, pueden tener una visión de cómo se está llevando a cabo la gestión de gastos por parte de los empleados. Sin embargo, aunque es una práctica que reduce los costes habría que evitarla ya que puede derivar en errores con costes superiores.
Resolver conflictos entre empleado y revisor
La gestión de gastos de viaje puede desembocar en conflictos entre el empleado y el revisor. En este proceso cada uno persigue sus objetivos: el empleado quiere que se le reembolse lo más pronto posible su dinero mientras que el revisor quiere tener a tiempo las hojas de gastos rellenadas para hacer su trabajo. Para evitar conflictos hay que definir una estructura ágil y dinámica que permita minimizar el tiempo de procesamiento de gastos.
Al final, los conflictos son un tema de comunicación: hay que promover una buena relación entre trabajador y revisor.
Fuente: Foto de Pixabay.com . Derechos fotográficos Stux.
Control de los anticipos y los extractos de la tarjeta de empresa
Proveer de anticipos a sus trabajadores en movimiento supone para la empresa un coste extra que debe asumir sin tener garantías de cuándo lo va a cobrar. Esta forma de gestionar los gastos hace que el revisor deba ejercer un control superior sobre los distintos pagos que realiza el empleado.
Del mismo modo, cuando decidimos dotar de tarjeta de empresa a alguno de nuestros empleados debemos realizar un control de su uso. El revisor tendrá pues que comprobar que los extractos de la tarjeta se correspondan con los tickets anotados en la hoja de gastos. Este proceso permite que la persona en movilidad reduzca su trabajo en el proceso de la gestión de gastos.
El problema de las tarjetas de empresa para el revisor es que muchas veces en el extracto es difícil identificar los conceptos del gasto por lo que en las hojas de gastos deben quedar muy claros los importes. Para evitarlo podemos crear una hoja de excel para que el trabajador detalle por fecha, importe y concepto cada uno de los gastos y así facilitar el trabajo del revisor.
