Como la supervisión y validación de las notas de gastos es un proceso que se suele realizar de forma manual, desde que un trabajador adelanta el pago de un gasto de representación hasta que es liquidado transcurre un periodo de tiempo considerable, de entre 15 y 20 días.
Desventajas de la demora en la liquidación
Aunque a simple vista pueda parecer un asunto sin excesiva trascendencia, lo cierto es que la demora en un pago, que previamente ha sido adelantado por un trabajador del equipo de marketing o de la fuerza de ventas, puede suponer una serie de inconvenientes:
- Malestar en el propio trabajador al tener que adelantar una cantidad que en algunos casos puede llegar a ser considerable. Por ejemplo, una cena en un restaurante caro con un grupo de clientes con detalles incluidos.
- Enrarecimiento del ambiente laboral.
- Pérdida de confianza en la empresa por parte de sus empleados.
- Problemas de tesorería en la empresa o compañía al tener que hacer frente, de golpe, a uno o varios pagos inesperados.
La automatización de la gestión de los gastos de representación
Con una completa e integral automatización de la gestión de los gastos de representación se puede reducir el tiempo de liquidación, desde que el empleado adelanta el pago hasta que le es reembolsado por la empresa, a únicamente dos o tres días.
Para conseguirlo, es necesario asociar la revisión y validación de las notas de gastos con el sistema de contabilidad centralizado de la empresa. De esta forma, una vez verificado y aceptado el adelanto realizado por el empleado, se puede emitir automáticamente un cheque o pago en metálico, o bien añadirlo en su nómina, según cual sea la política de la empresa.
Ventajas de este tipo de gestión
- En la práctica, especialmente si el pago lo realiza con tarjeta de crédito, el empleado ya no tiene que adelantar ninguna cantidad, puesto que antes de que el importe le sea cargado en cuenta, la empresa ya se lo puede haber abonado.
- Se evitan problemas de tesorería y contabilidad.
- Los empleados no se ven apremiados en la generación de las notas de gastos, puesto que tienen la tranquilidad y el margen temporal añadido de que, una vez entregadas, la liquidación estará lista en pocos días.
En definitiva, los períodos de liquidación elevados de los gastos de representación suponen una serie de consecuencias negativas, unas directas y otras de carácter más intangible. Las primeras serían los posibles problemas de tesorería y de control de la contabilidad, mientras que en el segundo grupo se encontrarían: las molestias ocasionadas a los trabajadores al tener que esperar más de la cuenta para recuperar su dinero y, en algunos casos, el deterioro del ambiente de trabajo y la disminución de la confianza en la empresa.
