Cómo evitar que se dispare el presupuesto de los gastos de representación

Los viajes de negocios, las dietas, los transportes y la organización de congresos, seminarios y otros eventos corporativos tienen un considerable impacto sobre la economía de las empresas, marcas y compañías. Para evitar desajustes y asegurar el ROI es importante calcular y ceñirse al máximo a un presupuesto razonable y acorde a las posibilidades de la organización.

No siempre es fácil ajustarse a un presupuesto de gastos de representación. A veces surgen imprevistos de última hora, como que un ponente no pueda asistir y tener que cambiarlo por otro con un caché mayor o un vuelo cancelado a última hora que obliga a buscar una alternativa de transporte más cara. En otras ocasiones, el presupuesto sencillamente no se había planteado de forma realista y no hay otro remedio que replantearse los cálculos al alza.

No obstante, el seguimiento de las siguientes claves o trucos puede resultar de gran ayuda para minimizar los riesgos de que el presupuesto se desborde.

1) Utilizar las nuevas tecnologías

Hoy en día es posible usar tecnologías gratuitas como las videoconferencias por Skype sin perder el contacto humano, ni que parezcan frías. Es cuestión de usar la imaginación y, por ejemplo, organizar un acto híbrido con pantallas gigantes para establecer videoconferencias con los ponentes o especialistas extranjeros, con los que resultaría muy caro contar presencialmente.

2) Buscar impactar con el cliente mediante las sensaciones

No es necesario organizar un evento espectacular, en la ubicación más cara y con la última tecnología en 3D para, por ejemplo, presentar un nuevo producto. Ese tipo de cosas eran muy frecuentes hace unos años, en pleno auge económico, Pero lo cierto es que muchas veces se trataban de acciones innecesarias, excesivas y poco efectivas.

Se puede impactar tanto en el empleado como en el cliente externo intentando apelar al sentimiento, a las sensaciones, con pequeños detalles que no tienen porqué ser caros: envío de postales personalizadas, invitaciones de cumpleaños u otras fechas señaladas, productos típicos de un país, una cena informal en un local pintoresco, etc.

3) Elaborar una estrategia óptima y detallada

Todo gasto debe estar convenientemente justificado y alineado con la estrategia global de la empresa en general y la política de marketing en particular. No se debe olvidar que los gastos de representación constituyen una de las principales herramientas de marketing con las que cuenta la empresa. Los viajes de negocios y eventos son, por lo tanto, una parte del marketing, así que deben responder a los intereses globales de éste dentro de la organización.

En una buena estrategia de gastos de representación debe definirse lo más detalladamente posible:

Situación de la empresa y objetivos.
Política de gastos.
Métodos concretos de ahorro: reservar con antelación, ahorrar en los desplazamientos a través de estrategias de renting o sharing.
Fomentar el ahorro entre los empleados a través de acciones de concienciación.
Analizar gastos históricos. Esto permite encontrar opciones de ahorro y pedir descuentos a los proveedores más utilizados: hoteles o restaurantes, de una misma cadena, parkings de una misma empresa, etc.

4) Minimizar los imprevistos

Aunque los imprevistos son inevitables y aparecen por sorpresa, se pueden minimizar sus efectos en forma de aumentos significativos de los presupuestos con las siguientes acciones preventivas:

Hacer reservas que siempre permitan el reembolso o el cambio de fechas. De esta forma, si se cancela una cita, reunión o hay que modificar lugares de destino o fechas no se pierde el dinero.
Contratar seguros que cubran incidencias como: cancelaciones de vuelos, robo, pérdida de equipaje, etc.

5) Automatizar los procesos

Automatizar todo el proceso de gestión de los gastos de representación permite un ahorro en diferentes ámbitos:

Mayor visibilidad de la información que se reporta por parte del empleado, controlando las situaciones de fraude e irregularidades.
Visión global de los gastos de los equipos de trabajo. Se puede ver en qué, cómo y con quién se desembolsan más gastos. lo que ayuda a fomentar acciones de ahorro y una programación más óptima de los viajes.
Eliminación de los costes administrativos adicionales.

En definitiva, la clave para lograr un presupuesto ajustado en los gastos de representación es la puesta en marcha de una estrategia que permita actuar con mesura. Dicha estrategia debe realizarse en base a una política de gastos que incluya acciones de ahorro y partiendo siempre de un análisis previo de la situación y de unos objetivos de marketing de la empresa lógicos, realistas y medibles.