Se considera fraude en declaraciones de notas de gastos, en relación a los gastos de representación, aquellas incorrecciones en la elaboración de las mismas que se realizan con el conocimiento del trabajador y que afectan a la empresa.
El incumplimiento de la política de viajes de la empresa, del código de conducta de la compañía o cualquier infracción que implique una irregularidad económica y un incumplimiento de la política de gastos son consideradas acciones de fraude.
Independientemente de su causa, implica un conflicto entre la empresa y el trabajador. Es muy importante encontrar la solución más adecuada para detectar estas irregularidades de forma efectiva y rápida. Así, el conflicto puede resolverse en su etapa más primaria evitando que el problema vaya a más con el tiempo, haciendo difícil su resolución.
Por otra parte, es importante diferenciar entre el fraude real y la excepción de gastos. Aunque una acción inicialmente puede ser considerada como fraude, la excepción de gastos es un desembolso diferente al resto, que debidamente justificado y tratado deja de ser considerado como algo irregular.
Detectar y actuar ante el fraude
Una de las preocupaciones de las empresas es detectar las situaciones de fraude y saber cómo actuar frente a las mismas. El fraude puede provocar situaciones tensas y complicadas entre el empleado que lo realiza y la compañía.
Para detectar el fraude, una de las piezas fundamentales es la figura del controlador de gastos o auditor. De él, o ella, depende la detección de irregularidades en las hojas de gastos. Éste debe analizar y comprobar de forma minuciosa que todos los gastos sean justificados y coincidan con los comprobantes que entregan los trabajadores. Aún así, dado que la revisión de gastos es un proceso tedioso, se pasan por alto algunas irregularidades difíciles de detectar.
Ante ello, la mejor opción para las empresas y una gran ayuda para los controladores de gastos es automatizar el proceso con un software de detección de fraude. Este tipo de software no pretende sustituir a la figura del auditor sino que se debe entender como una herramienta que complementa y facilita su trabajo, ofreciendo las siguientes ventajas:
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Automatización del parte del proceso, haciendo la tarea más rápida y ágil.
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Facilitan el trabajo al auditor ya que estas herramientas se adaptan a las políticas de gastos de la empresa y a sus parámetros, detectando los casos de fraude por si solas.
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Facilitan la comunicación y sincronización entre los implicados en el proceso, avisando, de forma automática y adaptada.
Solucionar una situación de fraude
Buscar solución y evitar las situaciones de fraude entre los empleados es uno de los objetivos que se deben marcar las compañías. Una vez detectada una situación de fraude, y buscando una solución lo más rápida posible, se establecen cuatro pasos a seguir: informar del fraude que se ha cometido al trabajador, y dependiendo de la gravedad de la falta, a los superiores; demostrar la causa del fraude ante el trabajador y/o superiores el motivo por el que se considera fraude; ajustar la nota de gastos y finalmente elaborar un informe, por escrito, que refleje lo ocurrido.
