En los procesos de gestión de gastos de viaje de empresa existe el fraude interno. Sí, la palabra está cargada de connotaciones negativas y suena un poco fuerte, pero realmente las empresas se enfrentan a este problema.
Estrictamente, un gasto podría ser considerado fraudulento si no cumple estrictamente la política de gastos de la empresa, sin embargo esto puede suceder por varios motivos que hay que diferenciar. Sin embargo, controlar el fraude debería ser una prioridad si se desea conseguir un proceso de gestión de gastos eficiente.En primer lugar, hay que ofrecer el beneficio de la duda; puede tratarse simplemente de un error humano durante el reporte. De hecho es lo que es más habitual. Por otra parte, puede tratarse de un tema de desconocimiento, a menudo las políticas de gasto de empresa son documentos extensos, llenos de reglas que resulta difícil recordar. Finalmente, el tercer caso –y el que indudablemente merece el apelativo de fraude– es aquel en que la nota de gastos se infla deliberadamente.
Por supuesto, de las tres, la que es más difícil de detectar es el fraude deliberado ya que existe una voluntad implícita de ocultamiento. El primer paso para atajar este problema es conseguir detectarlo efectivamente. Facilita esta tarea contar con un proceso de revisión exhaustivo y competente. También las herramientas que automatizan la comprobación de notas de gastos. Sin embargo, es probable que el autor haya puesto en práctica algún método para conseguir que aparentemente todo encaje, así que no hay ningún mecanismo que blinde a la empresa al 100%.
A pesar de lo mucho que la comprobación automática facilita la revisión, es necesario ser escrupuloso y estar atento a cifras inusuales, altibajos, cambios en patrones de gasto… La variedad de triquiñuelas posibles es inmensa y solamente está sujeta a la inventiva del defraudador. Enfrente a éste, tenemos a la figura del revisor experimentado, que conoce los números habituales en los gastos de la empresa, los entresijos del proceso y las tentativas pasadas de “marcarle un gol”.
Una vez detectado el fraude, para gestionarlo correctamente hay que tener en cuenta factores relacionados con el alcance, la cantidad, la asiduidad y actuar en consecuencia. Reaccionar de forma mesurada pero contundente ante estos casos manda un mensaje a la organización que servirá para atajar futuros casos.
Por su naturaleza, la gestión de gastos de empresa es un campo susceptible de sufrir este tipo de problemas. Las principales fuentes de fraude suelen provenir de temas relacionados con el transporte (especialmente taxis) y restaurantes. Una práctica recomendada es realizar auditorías del proceso periódicamente, especialmente en caso de que nunca se haya realizado ninguna. Puede ser un compromiso que cueste tomar, especialmente en caso de las empresas de menor tamaño, pero da una información básica para una visión realista del proceso de gestión de gastos. Hay casos en que el fraude alcanza el 30%.
